Dar de alta una empresa

En Auxil-IA cada empresa es un RFC: se da de alta una sola vez en tu cuenta, se paga por separado y tiene su propia configuración, sus facturas y su contabilidad. Aquí está la pantalla Empresas, el alta y el pago, la ventana Configuración de Empresa, cómo moverte entre empresas y qué pasa si eliminas una. Lo que conviene tener a la mano antes de empezar está en Antes de instalar.

La pantalla Empresas

Está en la barra lateral, en Empresas, y en el menú Empresa → Todas las empresas. Tiene una tarjeta por cada empresa activa en tu suscripción, con:

• El logo de la empresa, o las dos primeras letras del RFC si no tiene.
• El RFC y su plan: Normal, Pro o Ultra.
• El nombre o razón social.
• «Seleccionada» en la empresa que tienes abierta.

Pulsa una tarjeta para abrir la empresa; entra en la pestaña Periodos.

Arriba están el buscador («Buscar por RFC o nombre…») y el botón Recargar (las dos flechas), que vuelve a leer la lista. Úsalo cuando acabas de pagar una empresa o la diste de alta en otra computadora. Abajo dice cuántas empresas estás viendo de cuántas tienes.

Ves las mismas empresas en todas las computadoras donde entres con tu cuenta, pero los datos de cada una se quedan en la computadora donde trabajas. En una computadora nueva la empresa aparece vacía; para traer sus datos se importa su respaldo. Ver Respaldo y cambio de equipo.

Si llegaste desde una acción de Inicio sin tener empresa abierta, arriba dice «Selecciona una empresa para …» con la acción que elegiste. Al elegir la empresa te lleva directo a esa pestaña; Cancelar quita el aviso.

Si ves «No hay conexión con el servidor. Las empresas mostradas son datos en caché.», no se refiere a internet: el servicio de Auxil-IA en tu computadora no está respondiendo. Ver El servicio de Auxil-IA no responde.

Dar de alta una empresa

1. En Empresas, pulsa la tarjeta Nueva Empresa. Si todavía no tienes ninguna, el botón Nueva Empresa está al centro de la pantalla.
2. RFC: 12 caracteres si es persona moral, 13 si es persona física. La app lo pasa a mayúsculas y sólo revisa el largo («El RFC debe tener 12 o 13 caracteres»), así que revísalo bien: después del alta no se puede corregir. Si te equivocaste, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com.
3. Nombre o Razón Social: como quieras verlo en Auxil-IA. Se puede cambiar después.
4. Plan: Normal, Pro o Ultra, y arriba a la derecha Mensual o Anual. Cada tarjeta muestra el precio por mes o por año, «más IVA»; en anual también cuánto ahorras. Los precios no incluyen IVA: se suma al cobrar. Pro agrega el asistente, el auxiliar y la lectura con IA de estados de cuenta de bancos que no están en la lista; Ultra («Todo lo de Pro, con 35M de tokens de entrada y 7M de salida al mes») es Pro con más tokens. La tarjeta de Ultra sólo sale cuando Ultra ya se puede contratar. La comparación completa está en Normal y Pro y Ultra: Pro con más tokens.
5. Código de descuento (opcional). En tu primera empresa, el código que escribas aquí llega ya aplicado a la página de pago (ver Tu primera empresa). Desde la segunda, se aplica a toda tu suscripción (ver Las siguientes empresas).
6. Pulsa Continuar al pago si es tu primera empresa, o Crear Empresa si ya tienes suscripción. El botón se activa cuando el RFC y el nombre están llenos.

El RFC decide lo que ves de persona moral. Con un RFC de 12 caracteres la empresa tiene además la pestaña Papeles de Trabajo y el Cierre del periodo en Contabilizar, los dos con plan Pro. La descarga de declaraciones y acuses del portal del SAT (plan Pro) está en las morales y en las físicas; lo que trae en una física está en En personas físicas.

El asistente no da de alta empresas: si se lo pides, te trae a esta pantalla.

Tu primera empresa: el pago en el navegador

Con Continuar al pago se abre tu navegador en la página de pago:

• Pagas con tarjeta. El IVA se suma ahí.
• El código de descuento: si lo escribiste en Nueva Empresa, la página ya lo trae aplicado. Si no escribiste ninguno, la página te deja agregarlo. Un código que no existe o ya venció no llega a abrir la página: sale «Código de descuento inválido o expirado» y no se cobra nada.
• Al terminar, el navegador dice «¡Pago confirmado!». Puedes cerrar esa pestaña.

Mientras tanto, en la app ves «Esperando confirmación de pago…» y «Completa el pago en tu navegador. Esta ventana se actualizará automáticamente.». En cuanto se confirma, sale «Empresa creada exitosamente» y la empresa aparece en la lista.

Si la confirmación tarda (pasa cuando el banco pide una verificación adicional):

• Pulsa Ya pagué — verificar ahora para revisar sin esperar. Si todavía no llega: «El pago todavía no aparece confirmado. Seguimos verificando.».
• La app sigue revisando sola cerca de media hora. Pasado ese tiempo dice «El pago todavía no se confirma»; Ya pagué — verificar ahora vuelve a empezar la espera. No hace falta reiniciar la app.

Si cierras la ventana con la ✕ o con Esc, la app deja de esperar («Dejamos de esperar la confirmación. Si el pago se completa, la empresa aparecerá al recargar la lista.»). Cerrarla no cancela el pago: si lo completaste, la empresa aparece al pulsar Recargar.

Si cancelaste el pago en el navegador, la página dice «Pago cancelado.» y no se hizo ningún cargo. Cierra la ventana de la app con la ✕ y, cuando quieras, vuelve a empezar el alta.

Si ya ves el cargo en tu tarjeta y la empresa no aparece, ver El pago sigue sin confirmarse.

Las siguientes empresas

Cuando ya tienes suscripción, el botón dice Crear Empresa. No se abre el navegador ni se vuelve a pedir la tarjeta: la empresa se suma a tu suscripción y queda en la lista al momento, con «Empresa creada exitosamente».

• Cada empresa lleva su propio plan. Puedes tener unas en Normal, otras en Pro y otras en Ultra.
• El código de descuento se escribe aquí y se revisa al pulsar Crear Empresa, antes de sumar la empresa. Debajo del campo, la ventana avisa: «Se aplica a toda tu suscripción. Si ya tienes un descuento vigente, no se puede agregar otro.». Si el código no pasa, la empresa no se da de alta ni se cobra. Los mensajes están en Problemas comunes → Empresas, planes y pago.
• Cómo se cobra una empresa que entra a mitad del periodo está en Dar de alta otra empresa.

Mensajes que puedes ver:

• «… ya está en tu cuenta…»: esa empresa ya está dada de alta. Ábrela desde la lista; darla de alta otra vez la cobraría dos veces. Ver Ya está en tu cuenta.
• «Tu cuenta se cobra por factura al despacho, no con tarjeta. Pide el alta de la empresa a tu contacto de Auxil-IA.»: tu cuenta tiene un arreglo de cobro por factura; las altas se piden a Auxil-IA.
• «Ya tienes una suscripción activa»: ver Ya tienes una suscripción activa.
• «… ya quedó en tu suscripción, pero no se pudo preparar en esta computadora…»: el alta y el cobro sí se hicieron; ábrela desde la lista.

Un RFC que ya tuvo datos en esta computadora

Si vuelves a contratar un RFC que ya trabajaste en esta computadora (por ejemplo, porque se canceló tu suscripción o porque lo diste de baja desde otra computadora), Auxil-IA no lo empieza vacío: al terminar el alta toma los datos que tenía aquí y dice «… quedó activa otra vez, con los datos que ya tenía en esta computadora.».

Si eliminaste la empresa en esta computadora, sus datos ya no están: empieza vacía y, si exportaste su respaldo, lo puedes importar (ver Respaldo y cambio de equipo).

Después del alta

Al terminar el alta (en tu primera empresa, al confirmarse el pago), Auxil-IA abre la empresa nueva con la ventana Configuración de Empresa en Conexión CONTPAQi (esta empresa), que es lo primero que hay que llenar. Lo que sigue:

1. Liga la empresa a su base de CONTPAQi y pulsa Probar conexión (ver Datos de la empresa).
2. Configúrala con la configuración asistida. Cuando Probar conexión sale bien y la empresa todavía no tiene catálogo, Auxil-IA te la ofrece una sola vez. Si la cierras, la encuentras después en el panel Configuración de la pestaña Periodos, con el botón Autoconfigurar. Ver Configuración asistida.
3. Carga la e.firma, si la vas a usar. Ver La e.firma.
4. Revisa lo que falta. En la pestaña Periodos, el panel Configuración dice qué falta y en qué orden. Ver El panel de Configuración, paso por paso.

La ventana Configuración de Empresa

Es donde están los datos de cada empresa. Se abre con la empresa abierta:

• Con el engrane de arriba a la derecha («Configuración de empresa»).
• Con el menú Empresa → Datos de la empresa…, o Empresa → Respaldo…, que la abre directo en esa pestaña.
• Con Ir a… (Ctrl+P), escribiendo «Datos de la empresa» o «Respaldo».
• Con Configurar FIEL →, Ver →, Subir la nueva → o Cambiarla → en los avisos de la e.firma de la pestaña Periodos.

Tiene tres pestañas:

• Datos de la empresa: el nombre, la e.firma, la conexión con CONTPAQi y la Zona de peligro. Los cambios se guardan con Guardar; Cancelar los descarta.
• Personalización: el logo. Se guarda al momento; se cierra con Listo.
• Respaldo: exportar e importar la empresa. Se cierra con Listo.

Datos de la empresa

En Configuración de Empresa → Datos de la empresa:

Nombre de la Empresa. Es el nombre que ves en la lista y en la barra de la empresa, y cambia en todas tus computadoras. Para cambiarlo necesitas internet; sin conexión sale «Necesitas conexión a internet para renombrar la empresa.». El RFC no se puede cambiar.

Firma Electrónica (FIEL). El .cer, el .key y la contraseña de la e.firma de la empresa, y su fecha de vencimiento. Auxil-IA no guarda la e.firma de otro RFC. Cómo se carga, cómo se cambia al renovarla y qué pasa cuando vence está en La e.firma.

Conexión CONTPAQi (esta empresa). Liga la empresa con su base en CONTPAQi:

• Nombre de la base de la empresa: la eliges de la lista. Si la lista no carga, escribe el nombre como aparece en CONTPAQi; empieza con ct.
• Index del ADD: se copia de CONTPAQi, en Configuración → Redefinir Empresa, hasta abajo, campo Index. Cierra esa ventana de CONTPAQi después de copiarlo.
• Carpeta de anexos (opcional): dónde deja Auxil-IA el PDF de los invoices que cada póliza liga en CONTPAQi, con Asociar invoices a las pólizas en CONTPAQi encendido, como viene (ver El comprobante extranjero y el PDF de los invoices). Vacía, el PDF va en la carpeta de la empresa en tu computadora, y sólo lo abre desde CONTPAQi tu usuario de Windows. Si otros usuarios del servidor u otras computadoras abren esta contabilidad, escribe una carpeta compartida a la que todos lleguen, por ejemplo \\servidor\anexos. Ahí Auxil-IA crea una carpeta por RFC y, dentro, una por mes. Se guarda con Guardar.
• Probar conexión: guarda la base y el Index y revisa que Auxil-IA llegue a la base y al ADD. Sale «Conexión OK» o «Falló la prueba» con el motivo.

Si en esa sección dice «Falta la conexión SQL global», primero hay que capturar los datos de SQL Server de esta computadora en Configuración → CONTPAQi (SDK). El detalle está en La conexión de cada empresa, y los mensajes de error, en Problemas comunes.

Al terminar pulsa Guardar. Si todo se guardó, sale «Configuración guardada» y la ventana se cierra.

El logo de la empresa

En Configuración de Empresa → Personalización, sección Logo:

• Encabeza los reportes que exportes en PDF. También se ve en la tarjeta de la empresa, en la barra de la empresa y en Cambiar de empresa.
• Elegir una imagen (PNG o JPG) para ponerlo; Cambiar y Quitar para reemplazarlo o quitarlo.
• Hasta 4 MB. Auxil-IA lo guarda reducido, así que no importa que la imagen sea grande.
• Se guarda al momento, sin pulsar Guardar.
• Viaja en el respaldo de la empresa.

El respaldo de la empresa

En Configuración de Empresa → Respaldo (o Empresa → Respaldo…) exportas en un solo archivo todo lo que Auxil-IA tiene de la empresa en esta computadora, y lo importas en otra. La e.firma no viaja en el respaldo: en la otra computadora hay que volver a cargarla. Ver Respaldo y cambio de equipo.

Eliminar una empresa

Al final de Configuración de Empresa → Datos de la empresa está la Zona de peligro:

1. Pulsa Eliminar empresa.
2. Lee la ventana Eliminar Empresa. Dice que se borran «de esta computadora» la empresa y todos sus datos en Auxil-IA, que no se puede deshacer, y qué pasa fuera de tu computadora:
   • «CONTPAQi no se toca: lo que ya contabilizaste ahí se queda igual.»
   • Que el RFC «sale de tu suscripción y deja de cobrarse» o, si es la última empresa, «Es la última empresa de tu suscripción: al eliminarla, la suscripción se cancela en este momento.».
   • Si tiene paquetes recurrentes de tokens, que también se cancelan.
   • «Si la vas a necesitar después, exporta antes su respaldo.» Ir a Respaldo cierra la ventana y te lleva a la pestaña Respaldo.
3. Escribe el RFC de la empresa («Escribe … para confirmar:»). Puedes escribirlo en minúsculas.
4. Pulsa Eliminar Empresa. Sale «Empresa … eliminada» y regresas a Empresas.

Lo que se borra, de esta computadora y sin forma de recuperarlo: todo lo que Auxil-IA tiene de la empresa. Facturas y CFDIs, estados de cuenta, acuses y documentos, el matching, los periodos, la configuración contable (cuentas, padrón, asientos), los documentos de cumplimiento, el logo, lo que el asistente recuerda de la empresa y la e.firma (archivos y contraseña). También se borran las copias que Auxil-IA guardó al importar un respaldo encima de esa empresa, con su e.firma (ver La copia de lo que había antes).

Lo que no se toca:

• Nada en CONTPAQi. Las pólizas que Auxil-IA ya escribió, las cuentas que dio de alta, el catálogo y los XML del ADD se quedan como están.
• Los respaldos que hayas exportado.
• Lo que haya en otras computadoras. Ahí la empresa también deja de aparecer en la lista, pero sus datos no se borran de esa computadora.

El cobro: ese RFC sale de tu suscripción y deja de cobrarse. Si era tu única empresa, se cancela tu suscripción en ese momento. Si la empresa tiene paquetes recurrentes de tokens, también se cancelan: dejan de cobrarse y de sumar tokens en ese momento, sin reembolso del periodo en curso. Lo demás del cobro está en Dar de baja una empresa.

Hace falta internet. Sin conexión la empresa no se elimina: sale «No se pudo quitar … de tu suscripción, así que la empresa no se eliminó. Intenta de nuevo en unos minutos.». La empresa sigue completa; vuelve a intentarlo con internet.

Si después vuelves a dar de alta el mismo RFC, se cobra como empresa nueva y empieza vacía. Si crees que la vas a necesitar, exporta su respaldo antes de eliminarla.

Cambiar de empresa

Pulsa Ctrl+E, o usa el menú Empresa → Cambiar de empresa…, desde cualquier pantalla:

• Escribe parte del nombre o del RFC en «Busca una empresa por nombre o RFC».
• Con la caja vacía salen primero las Recientes (las últimas que abriste en esta computadora) y luego Todas. La que tienes abierta dice «Abierta» y las de plan Pro llevan Pro (o Ultra).
• Muévete con las flechas, Enter abre y Esc cierra.

Te deja en la misma pestaña en la que estabas: si revisas el matching de varias empresas seguidas, no tienes que volver a buscarlo en cada una. La excepción es Papeles de Trabajo, que no existe en personas físicas: ahí entras a Periodos.

También puedes volver a la lista con Empresas en la barra lateral, o pulsando el recuadro de la empresa abierta, arriba de la barra lateral (se ve cuando la barra está expandida). El atajo Ctrl+E se puede cambiar; ver Moverte por la app y atajos de teclado.

Lo que ves al abrir una empresa

La barra de arriba dice en qué empresa estás: el logo, el nombre, el RFC, el punto de Cumplimiento (verde si las opiniones del SAT y del IMSS son positivas, rojo si alguna es negativa, gris si falta descargarlas, si no se pudieron leer o si la empresa no es patrón ante el IMSS), la fecha límite del pago de impuestos del mes y la vigencia de la e.firma. A la derecha está el engrane de Configuración de Empresa y, en Carga de Documentos, Matching y Contabilizar, los selectores de año y mes del periodo: el mes elegido es el mismo en las tres.

Las pestañas, con su atajo:

• Periodos (Ctrl+1): años y meses de trabajo, el panel Configuración y, sin mes elegido, la Constancia y las opiniones. Ver Periodos y Cumplimiento SAT e IMSS.
• Catálogos (Ctrl+2): catálogo de cuentas, padrón, bancos y proveedores del extranjero. Ver Catálogo de cuentas y padrón.
• Facturas (Ctrl+3; en la barra lateral se llama ADD): CFDIs e invoices, el ADD, la descarga masiva y la verificación de estatus en el SAT. Ver Facturas.
• Carga de Documentos (Ctrl+4; en la barra lateral, Documentos): acuses federales y estados de cuenta. Ver Estados de cuenta y Acuses y declaraciones.
• Matching (Ctrl+5): asociar los movimientos del banco con sus CFDIs. Ver Matching.
• Contabilizar (Ctrl+6): provisiones, conciliaciones y, en personas morales, el cierre del periodo. Ver Contabilizar y Cierre del periodo.
• Papeles de Trabajo (Ctrl+7). Sólo personas morales Ver Papeles de trabajo.

Los avisos junto a las pestañas, a la derecha, salen cuando hay algo pendiente, estés en la pestaña que estés. Pulsa el aviso para abrirlo:

• La configuración asistida mientras trabaja, por ejemplo «Configurando · Facturas del ADD 4/13 (paso 4 de 8)», y al terminar. Ver Mientras corre.
• Comisiones bancarias por revisar. Ver Comisiones bancarias por revisar.
• Proveedores del extranjero por ligar. Ver Proveedores del extranjero por ligar.

Los reportes están en el menú Reportes. Ver Reportes.

Lo que sigue

Con la empresa dada de alta:

1. Si es la primera vez en esta computadora, Conectar CONTPAQi.
2. Ligar la empresa a su base y probar la conexión, en Datos de la empresa.
3. Configuración asistida y El panel de Configuración, paso por paso.
4. La e.firma, si vas a descargar del SAT o del IMSS.
5. El cierre del mes, de principio a fin.