Proyectos y sucursales

La Contabilidad Seccionada divide la contabilidad de una empresa en secciones (proyectos, obras, sucursales o líneas de negocio) para que un mismo cliente o proveedor pueda ir a cuentas distintas según la sección de cada operación. Al contabilizar, cada factura y cada movimiento del banco se asigna a una sección, o se reparte entre varias, y cada parte se registra con las cuentas de su sección. Este capítulo explica cuándo conviene, cómo se habilita, cómo se configuran las cuentas de cada sección y en qué se distingue de los segmentos de negocio de CONTPAQi.

Qué es la Contabilidad Seccionada

Es una forma de trabajar de Auxil-IA, no de CONTPAQi. La empresa sigue siendo una sola, con un RFC, un catálogo y una base en CONTPAQi. Lo que cambia es que en Auxil-IA defines secciones y, para cada una, las cuentas que son distintas.

El caso típico es una desarrolladora con varias obras. El mismo proveedor de cemento le surte a la Torre A y a la Torre B, pero el costo de cada obra se lleva en su propia cuenta. Con secciones, la factura de cemento de la Torre A se provisiona contra el costo de la Torre A y la de la Torre B contra el de la Torre B, aunque el proveedor sea el mismo. Y si una sola factura fue para las dos obras, se reparte: 60 % a una y 40 % a otra.

Lo que CONTPAQi ve al final son pólizas con tus cuentas. Las secciones no existen allá; si además quieres que los movimientos lleven un segmento de negocio de CONTPAQi, ver Secciones y segmentos de negocio de CONTPAQi.

Cuándo conviene usarla

Conviene cuando tu catálogo ya separa las cuentas por proyecto o sucursal y el mismo cliente o proveedor se reparte entre ellos:

• Una constructora o desarrolladora con costos, anticipos de clientes o retenciones por obra.
• Una empresa con sucursales que llevan sus propias subcuentas de ingresos, gastos o clientes.
• Líneas de negocio que comparten proveedores pero se contabilizan aparte.

No conviene si tu catálogo no separa esas cuentas: las secciones no tendrían a dónde mandar. Tampoco si lo único que necesitas son reportes por sucursal que CONTPAQi ya te da con sus segmentos de negocio.

Lo que cuesta: con la Contabilidad Seccionada habilitada y al menos una sección activa, cada factura y cada movimiento que contabilices necesita sección. Sin ella, Auxil-IA no genera la póliza.

Cómo se habilita

1. Ve a Catálogos → Padrón de Clientes y Proveedores.
2. Pulsa Extender Padrón. En Nacionales aparece cuando el padrón ya se descargó; en Extranjeros, siempre.
3. Abre la pestaña Contabilidad Seccionada.
4. Enciende Habilitar Contabilidad Seccionada. Se guarda en ese momento: «Contabilidad Seccionada habilitada».

Con la función habilitada, las ventanas Configurar Cuentas, Cuentas Globales y Configuración Masiva de Cuentas del padrón muestran una pestaña por sección, y al contabilizar cada documento pide su sección. Sigue con Dar de alta las secciones: sin al menos una sección activa no hay pestañas ni a qué asignar. Mientras no haya ninguna sección activa, Auxil-IA no pide sección al contabilizar y las pólizas salen con la configuración base, como sin la función.

Mientras está apagada, la pestaña dice «La Contabilidad Seccionada está deshabilitada. Las secciones existentes se conservan pero no se aplican al generar pólizas.»

Dar de alta las secciones

En Extender Padrón → Contabilidad Seccionada, recuadro Agregar sección:

• Código (hasta 20 caracteres): identificador corto y único, como TORRE-A. Es la etiqueta que verás en tablas y pestañas.
• Orden: la posición en pestañas y listas; menor primero (0 por omisión). En empate se ordena por código.
• Nombre: por ejemplo, «Proyecto Reforma 200».
• Descripción (opcional).
• Segmento de negocio CONTPAQi: sólo si tu empresa usa segmentos por movimiento (ver Secciones y segmentos de negocio de CONTPAQi).

Pulsa Agregar sección («Sección creada»). Si el código ya existe, la app dice «Ya existe una sección con código '…'».

Abajo queda la lista con Código, Nombre, Estado y, en cada renglón, Editar y Eliminar:

• Editar carga la sección arriba; guarda con Guardar cambios. Cambiar el código o el nombre no afecta sus cuentas.
• Activa / Inactiva: pulsa el estado para cambiarlo. Una sección inactiva deja de salir en las pestañas y al asignar documentos, pero conserva su configuración.

La configuración base y la de cada sección

Al habilitar las secciones no se pierde nada de lo que ya tenías: todo queda como la configuración base, que en las pestañas se llama Sin sección (base). La base es el respaldo de todas las secciones.

Cada sección sólo necesita lo que es distinto. Al registrar la parte de una sección, Auxil-IA busca primero la cuenta configurada en esa sección y, si no hay, la de la base; después sigue el orden de siempre (la ficha de CONTPAQi y la cuenta global, ver De dónde sale la cuenta de cada póliza). Por ejemplo:

Puede ser distinto en cada sección:

• Las cuentas de cada cliente y proveedor: predeterminadas, por clave de producto o servicio, por moneda y de retenciones.
• La marca de directo al gasto o al ingreso (ver Directo al gasto o al ingreso con secciones).
• Las cuentas globales: provisión, ingreso o gasto, anticipo y las globales de cada retención.

Es igual en todas:

• El catálogo, los asientos y las cuentas de impuestos que lleva cada asiento (Contabilizar → Configurar): IVA, ISR, IEPS y las demás.
• La cuenta de banco: la sección cambia la contrapartida, no el banco.
• La cuenta de la ficha del cliente o proveedor en CONTPAQi.
• Las referencias y conceptos habilitados, y Consumir saldos de anticipo («Aplica en todas las secciones»).

Las cuentas de cada sección en el padrón

Con secciones activas, tres ventanas del padrón traen arriba una pestaña por sección, después de Sin sección (base):

• Configurar Cuentas de un cliente o proveedor (un clic en su fila).
• Cuentas Globales: «Configuración para la sección activa. La sección base sigue actuando como respaldo si esta queda vacía.»
• Configuración Masiva de Cuentas.

Cómo se trabaja en ellas:

1. Abre la pestaña de la sección y captura sólo las cuentas que son distintas.
2. Puedes pasar de una pestaña a otra sin perder lo capturado. Las pestañas con cambios sin guardar llevan un punto.
3. Al guardar, la app guarda la pestaña en que estás y cualquier otra con cambios. Abajo te avisa cuáles: «Guardar también escribe los cambios de: …» (en la masiva, «También se aplica lo capturado en: …»).

Escribir en una sección nunca cambia la base ni las otras secciones.

Entidades que sólo existen en una sección. En Extranjeros y Público General puede haber un cliente o proveedor sin configuración base, con todas sus cuentas en una sección. Sale con la marca Sólo en y el nombre de la sección, por ejemplo Sólo en Torre A («No tiene configuración general: sus cuentas son de esta sección y las demás no la heredan.»), y se abre con Abrir en Torre A, no desde la base.

Cómo se configura cada cuenta está en Catálogo de cuentas y padrón.

Asignar la sección al contabilizar

Con la Contabilidad Seccionada habilitada y al menos una sección activa, las listas de la pestaña Contabilizar traen la columna Sección:

• En Provisiones, pestañas Provisión de Ventas, Prov. de Compras y Gastos y Prov. de Compras del Extranjero. La Provisión de Impuestos no lleva sección.
• En Conciliación de Ingresos y Conciliación de Egresos.

Uno por uno. En la columna Sección de cada renglón, Asignar sección (con borde punteado) quiere decir que todavía no tiene. Púlsalo, elige la sección o el reparto (ver Repartir un documento entre secciones) y pulsa Guardar («Sección asignada»). Después la columna enseña el código de la sección o, si se repartió, «2 secciones».

Varios a la vez. Marca los renglones y pulsa Asignar sección (en Provisiones) o Asignar sección a seleccionadas (en las conciliaciones). En lote se asigna una sola sección a todos («Sección asignada a 12 documento(s)»); el reparto se hace uno por uno. Quitar sección a las seleccionadas las deja sin sección.

Encontrar los que faltan. En la barra de filtros de cada lista, el grupo Sección tiene Sin sección y Con sección.

Dale al pago la sección de su factura. La conciliación cancela la provisión con la cuenta por cobrar o por pagar de la sección del movimiento del banco. Si la factura se provisionó en TORRE-A y el pago se asigna a TORRE-B, el pago cancelaría la cuenta de TORRE-B. Asigna al movimiento la misma sección, o el mismo reparto, que le diste a su factura.

Repartir un documento entre secciones

Al pulsar Asignar sección en un renglón se abre Asignar sección a documento (o a transacción), con el total del documento arriba. Elige el modo:

• Una sola sección: «Toda la operación se contabilizará en la sección seleccionada.»
• Dividir por %: una fila por sección con su porcentaje. Tienen que sumar 100 % («Total: 100.00% (debe ser 100%)»).
• Dividir por monto: una fila por sección con su importe. Tienen que sumar el total del documento.

Con Agregar otra sección sumas filas y con la x las quitas. Una sección no puede repetirse. Pulsa Guardar. Quitar asignación deja el documento sin sección.

Si algo no cuadra, la ventana lo dice antes de guardar: «Los porcentajes deben sumar 100% (actual: 90.00%).», «Los montos deben sumar … (actual: …).», «Una sección no puede repetirse en la asignación.» o «Selecciona una sección en cada fila.».

Qué hace el reparto contablemente. Cada parte se registra por su proporción: el subtotal, el IVA, las retenciones y cada concepto de la factura se reparten igual, y cada parte usa las cuentas de su sección. Una factura de $116,000 repartida 60/40 provisiona $69,600 con las cuentas de la primera sección y $46,400 con las de la segunda, cada una con su IVA. En la ventana Provisiones, cada sección redondea su parte por su lado: cada póliza cuadra, pero la suma de las partes puede quedar a un centavo del total de la factura. En las conciliaciones, las partes suman exacto; ver Un cobro o pago repartido entre secciones.

Si la lista de secciones dice «No hay secciones activas. Crea una en Padrón → Extender Padrón.», da de alta o activa al menos una (ver Dar de alta las secciones).

Un cobro o pago repartido entre secciones

En Contabilizar → Conciliación de Ingresos y de Egresos, un movimiento del banco repartido entre secciones sale en una póliza por sección, cada una con las cuentas de su sección y la fecha del movimiento.

Las partes suman exacto. Cada sección se lleva su parte redondeada sobre lo que ya llevan las anteriores, así que la suma de las partes es el monto completo y no queda un centavo abierto. Va así para:

• el importe del banco;
• la provisión que cancela cada sección;
• el IVA que pasa de pendiente a pagado (o de no cobrado a cobrado);
• las retenciones;
• el gasto o el ingreso de lo que va directo;
• la contra cuenta por la diferencia, también repartida entre varias cuentas.

Ejemplo: honorarios de $10,000 más $1,600 de IVA, con retención de ISR de $1,000 y de IVA de $1,066.67, pagados en un solo movimiento de $9,533.33 repartido 50/50. Una sección lleva $4,766.66 de banco y la otra $4,766.67. La suma de cada cuenta en las dos pólizas es la misma que sin repartir, y cada póliza cuadra.

Cada sección cancela lo que provisionó. En un pago completo, cada sección cancela de cada factura su parte, con su IVA y sus retenciones. Con Provisionar en la póliza de conciliación, la cuenta de provisión de cada sección queda en cero con su pago. Si una sección provisiona y la otra va directo, la directa carga a su gasto exacto lo que le toca: en el ejemplo, $5,000.00 en cada sección.

Lo que se reparte por su lado. El pago mixto de CFDI con invoices, la comisión que retiene una plataforma de cobro, el capital de un préstamo, la nómina y los traspasos redondean cada sección por su lado: cada póliza cuadra, pero entre las secciones puede haber un centavo de diferencia contra el movimiento sin repartir.

Si no te deja contabilizar porque falta la sección

Con la Contabilidad Seccionada habilitada y al menos una sección activa, Auxil-IA no genera una póliza si algún documento de la selección no tiene sección. Te avisa en cuanto pulsas el botón para provisionar o conciliar (por ejemplo Provisionar Ventas o Conciliar Egresos (N)), antes de abrir el alta de entidades o generar nada:

• «Hay N factura(s) sin sección asignada. Asigna una sección antes de provisionar.»
• «Hay N factura(s) extranjera(s) sin sección asignada. Asigna una sección antes de provisionar.»
• «Hay N transacción(es) sin sección asignada. Asigna una sección antes de contabilizar.»

Si de todos modos llega a la revisión antes de escribir, el mensaje es «No se puede contabilizar: 3 CFDI(s) no tienen sección asignada. Asígnales una sección antes de continuar.».

Con la función habilitada pero sin ninguna sección activa, no se pide sección: las pólizas salen con la configuración base.

Qué hacer:

1. En la misma lista, filtra con Sección → Sin sección.
2. Asígnales sección (ver Asignar la sección al contabilizar).
3. Vuelve a contabilizar.

Si no quieres seccionar esa empresa, deshabilita la función (ver Deshabilitar la Contabilidad Seccionada).

Directo al gasto o al ingreso con secciones

La marca No se provisiona: va directo al gasto (o al ingreso) de un cliente o proveedor es por sección: una entidad puede ir directo en una obra y provisionarse en otra. Qué hace la marca está en Directo al gasto o al ingreso.

• Una sección sin marca propia toma la de la base. La ficha lo dice: «Heredada de la base: esta sección no tiene marca propia. Si la cambias aquí, la sección se queda con la suya.» Lo mismo por clave de producto o servicio.
• En Configurar Cuentas, cada pestaña de sección tiene su interruptor. Al moverlo, la app pregunta «¿Marcar también en las demás secciones (…)? Nada se escribe hasta Guardar Cuentas.»: Sólo esta sección o Todas las secciones.
• Si una entidad está marcada en la base pero alguna sección la apaga, el padrón lo dice: Directo al gasto · salvo TORRE-B.
• Un documento repartido va directo sólo si la entidad está marcada en todas las secciones a las que se reparte. Si en alguna no lo está, se provisiona. En el padrón eso se ve como «· pese a directo», con el motivo «su sección no tiene la marca».
• Con Provisionar en la póliza de conciliación y un pago repartido entre secciones, cada sección provisiona sólo su parte de la factura, con sus cuentas, y el siguiente pago de otra sección ve lo que ya se provisionó.

Secciones y segmentos de negocio de CONTPAQi

No son lo mismo:

• Una sección (de Auxil-IA) decide a qué cuentas va cada operación.
• Un segmento de negocio (de CONTPAQi) clasifica movimientos para sacar saldos y reportes por segmento, como un centro de costos.

Se pueden usar juntos o por separado. Tampoco hay que confundirlos con los segmentos de la estructura de cuentas de CONTPAQi, que son los niveles del número de cuenta.

Declara cómo usa tu empresa los segmentos. En Extender Padrón → Contabilidad Seccionada, arriba, Modo de uso de segmentos de negocio. Tiene que coincidir con lo que tienes en CONTPAQi, en Redefinir empresa → Cuentas y su Estructura. Si dice «Modo inferido automáticamente; confírmalo si es necesario.», Auxil-IA lo dedujo: confírmalo. Este selector cuenta aunque no uses secciones.

CONTPAQi no deja cambiar a «por movimiento» una vez que la empresa tiene movimientos de póliza.

Descargar segmentos trae de CONTPAQi la lista de segmentos («Segmentos sincronizados (N).»).

Modo 1: liga cada sección con su segmento. En el formulario de cada sección aparece Segmento de negocio CONTPAQi; elige el que le toca. La lista de secciones enseña la columna Segmento, con Sin segmento en amarillo donde falta. Al contabilizar, si alguna sección no tiene segmento y el asiento usa cuentas que lo exigen, la revisión previa avisa: «La empresa usa segmentos de negocio por movimiento (modo 1) y el asiento usa cuentas que exigen segmento, pero N sección(es) no tienen segmento asignado. Esas pólizas podrían quedar sin movimientos.» Si CONTPAQi rechaza la póliza con «…no pudo crear el movimiento de la cuenta…», ver El SDK CONTPAQi no pudo crear la póliza.

Modos 2 y 3. Asignar la sección no elige el segmento: ya está en la cuenta. Si el asiento usa cuentas sin segmento, la revisión previa avisa «…N cuenta(s) del asiento no tienen segmento asignado. Su saldo no se clasificará por segmento; verifica que sea lo esperado.». Asigna el segmento a esas cuentas en CONTPAQi si corresponde.

Deshabilitar la Contabilidad Seccionada

En Extender Padrón → Contabilidad Seccionada, apaga Habilitar Contabilidad Seccionada. La app pide confirmación: «¿Deshabilitar Contabilidad Seccionada?», y aclara que las secciones y su configuración se conservan y que las próximas pólizas usarán sólo la configuración base. Pulsa Sí, deshabilitar.

Con la función apagada:

• Desaparecen las pestañas por sección y la columna Sección de Contabilizar.
• Ya no se pide sección para contabilizar.
• Las pólizas se arman sólo con la configuración base.

Si la vuelves a habilitar, recuperas las secciones, sus cuentas y las asignaciones tal como estaban.

Eliminar una sección

En la lista de secciones, Eliminar. La ventana Eliminar sección explica: «Si la sección tiene cuentas configuradas o transacciones asignadas, por defecto se desactiva (soft delete) y la configuración se conserva.»

• Sin forzar: si la sección tiene cuentas o documentos, queda inactiva («Sección desactivada (tenía datos asociados)»). Si no tiene nada, se borra.
• Forzar eliminación de toda la configuración por sección: marca la casilla y pulsa Eliminar (forzar). Se borran sus cuentas globales, sus cuentas del padrón, sus retenciones y sus asignaciones de documentos. No afecta a otras secciones ni a la base.

Los documentos que tenían asignada una sección borrada la pierden. Revisa su asignación antes de contabilizar, sobre todo los que estaban repartidos entre esa sección y otras.

Copiar las secciones a otra empresa

Si llevas varias empresas con las mismas obras o sucursales, Copiar la configuración de otra empresa, en el panel Configuración de la pestaña Periodos, copia también las secciones y si la función está encendida. Ver Copiar la configuración de otra empresa.

La configuración asistida, en cambio, configura sólo la base: las secciones la toman de ahí y lo propio de cada sección lo capturas tú.