Bienvenido a Auxil-IA

Auxil-IA hace el trabajo de un auxiliar contable sobre tu CONTPAQi Contabilidad: lee tus estados de cuenta, trae tus CFDIs, asocia cada movimiento del banco con lo que lo explica y escribe las pólizas en CONTPAQi. Este capítulo te dice qué esperar de ella, qué queda en tus manos y por dónde seguir.

Qué hace Auxil-IA

En cada empresa, cada mes:

• Lee tus estados de cuenta tal como los bajas del banco, en PDF con o sin contraseña, de más de 20 bancos. Ver Bancos y formatos soportados.
• Trae tus CFDIs emitidos y recibidos, del ADD de CONTPAQi o de la descarga masiva del SAT con tu e.firma, y verifica ante el SAT si siguen vigentes.
• Lee tus acuses de ISR, IVA, ISN y SIPARE.
• Asocia cada movimiento del banco con su CFDI, complemento de pago, invoice del extranjero, acuse o la otra pata de un traspaso. Es el matching.
• Escribe las pólizas en CONTPAQi: provisiones de ventas, de compras y gastos, del extranjero y de impuestos (IMSS e ISN), y conciliaciones de ingresos y egresos. El ISR y el IVA del mes se ven en el cierre del periodo (plan Pro, personas morales).
• Da de alta en CONTPAQi lo que falta para registrar: cuentas contables y clientes o proveedores, dentro de tu estructura.
• Mantiene al día la Constancia de Situación Fiscal y las Opiniones de Cumplimiento del SAT y del IMSS, con tu e.firma.

Plan Pro Además: el asistente, que opera la app por ti; un auxiliar por empresa, que trabaja solo con tus órdenes; el control desde tu Mac o tu iPhone, y los reportes; en personas morales, también el cierre del periodo con la determinación de IVA, ISR y retenciones, y los papeles de trabajo. Ultra es Pro con más tokens de IA al mes, para las empresas que los usan mucho. Ver Normal y Pro.

Qué no hace

• No reemplaza a CONTPAQi. No lleva una contabilidad aparte: lo que registra queda en tu CONTPAQi, y ahí sigue tu contabilidad.
• No inventa pólizas. Cada póliza sale de un documento (un CFDI, un movimiento del estado de cuenta, un acuse) y de cómo quedó asociado o clasificado. Lo que sigue pendiente o en revisión no se contabiliza.
• No asocia sola lo dudoso. Si no tiene la certeza, te lo deja en revisión con su razón.
• Borra, edita y copia pólizas sólo cuando tú se lo pides, desde el listado de pólizas de Contabilizar. Al borrar, Auxil-IA regresa sus documentos a pendientes.
• No emite facturas a tus clientes ni timbra nómina. Trabaja con los CFDIs que ya existen.
• No presenta declaraciones ni paga impuestos. En el plan Pro, en personas morales, calcula la determinación del periodo y descarga las declaraciones y acuses que ya presentaste.
• No funciona sin CONTPAQi Contabilidad instalado en la misma computadora, con Windows. La Mac y el iPhone no la reemplazan: con el plan Pro son un control remoto de esa PC. Ver Antes de instalar y Mac e iPhone.

Lo que resuelve sola y lo que te consulta

Auxil-IA trabaja como un auxiliar con criterio: lo seguro lo resuelve sola y lo dudoso te lo consulta.

• Lo seguro lo resuelve sola. En el matching, una asociación clara queda en ✓ Auto y ya cuenta como resuelta. Si quieres, la revisas por muestreo.
• Lo dudoso te lo consulta. Queda en ◐ Revisar con sus candidatas, el porcentaje de certeza de cada una y la razón por la que no se decidió, por ejemplo un pago que parece cubrir varias facturas. Tú eliges.
• Aprende de lo que resuelves. Cuando asocias o clasificas un movimiento, revisa lo que sigue abierto en el mes y resuelve los que son iguales, con un botón para deshacerlo.
• Antes de escribir pólizas, revisa que tu configuración alcance. Si a un cliente le falta su cuenta en el padrón o un asiento no está configurado, te dice qué falta y esa póliza no se genera incompleta.

Tú decides lo que es criterio: los casos dudosos, tu configuración contable (cuentas, asientos, tipos de póliza) y cuándo contabilizar. La responsabilidad contable y fiscal sigue siendo tuya. El detalle de cómo decide está en Matching.

CONTPAQi sigue siendo tu sistema

• Escribe dentro de tu CONTPAQi. Las pólizas, las cuentas y los clientes o proveedores que da de alta quedan en la empresa de CONTPAQi que elegiste, como si los hubieras capturado tú. No te deja un archivo para importar, y no necesitas tener CONTPAQi abierto.
• Respeta tu catálogo de cuentas. Trabaja con el tuyo y no te impone otro. Cuando falta una cuenta, la da de alta bajo la cuenta madre, con el código y el nombre que le tocan en tu estructura.
• Respeta tu padrón. Usa las cuentas que tienen asignadas tus clientes y proveedores. Si uno no está en CONTPAQi, te deja darlo de alta con su cuenta antes de provisionar.
• Usa tus tipos de póliza y tus folios, los que configuras en el panel de Configuración.
• Liga las pólizas con sus CFDIs del ADD, igual que en CONTPAQi.

Antes de que Auxil-IA escriba pólizas por primera vez, respalda tus empresas de CONTPAQi, como antes de cualquier proceso que registre pólizas en lote.

Dónde quedan tus datos

Tu contabilidad (facturas, estados de cuenta y pólizas) se guarda en tu computadora, no en nuestros servidores. Para trabajar, los estados de cuenta y las facturas se procesan en nuestros servidores, sin guardarse ahí. Más detalle en Tus datos.

Cuánto cuesta

Se paga por empresa (RFC), no por usuario: cada empresa en plan Normal, Pro o Ultra, mensual o anual, más IVA. Precios y forma de pago en Cuenta, planes y pago.

Para empezar

Una sola vez, en este orden:

1. Antes de instalar: la computadora, los datos de acceso a CONTPAQi y lo que necesitas de cada empresa.
2. Cuenta, planes y pago: tu cuenta y el plan de cada empresa.
3. Instalación y primer arranque: descargar, instalar e iniciar sesión.
4. Conectar CONTPAQi: tu usuario de CONTPAQi y el SQL Server, una vez por computadora.
5. Dar de alta una empresa: RFC, plan, pago, la base de la empresa en CONTPAQi y el Index del ADD.
6. La e.firma: para descargar del SAT y del IMSS.
7. Configuración asistida: Auxil-IA lee tu historial de CONTPAQi y configura sola lo que tiene evidencia.
8. El panel de Configuración, paso por paso: catálogo, padrón, cuentas globales, asientos, tipos de póliza y folios.

El recorrido del mes

Cada mes, en cada empresa, el trabajo va en este orden. El resumen completo está en El cierre del mes, de principio a fin.

1. Periodo. Crea el mes en Periodos (Ctrl+1). Ver Periodos.
2. Facturas. Trae los CFDIs del ADD o del SAT en Facturas (Ctrl+3). Ver Facturas.
3. Estados de cuenta y acuses. Cárgalos en Carga de Documentos (Ctrl+4). Ver Estados de cuenta y Acuses y declaraciones.
4. Matching. Pulsa Ejecutar Matching en Matching (Ctrl+5) y resuelve lo que quede en Revisar. Ver Matching.
5. Contabilizar. Genera las provisiones y las conciliaciones en Contabilizar (Ctrl+6); las pólizas quedan en CONTPAQi. Ver Contabilizar.
6. Cierre del periodo. Plan Pro, sólo personas morales. Determinación de IVA, ISR y retenciones. Ver Cierre del periodo.
7. Reportes y papeles de trabajo. Plan Pro Ver Reportes y Papeles de trabajo.

Cómo usar este manual

• Está en cinco partes: Empezar, El cierre del mes, El asistente, La app y Ayuda. La lista completa está en el índice.
• Cada sección se entiende sola. Busca con tus palabras («¿por qué no se asoció este depósito?») o pega el mensaje que te salió.
• Si te salió un mensaje, ve a Problemas comunes: cada encabezado es el texto del mensaje tal como aparece en pantalla.
• Si tienes una duda puntual, ve a Preguntas frecuentes; para un término, al Glosario.
• Lo que tocas en la app va en negritas, escrito como en la app; los mensajes de la app, entre «comillas».
• Dos marcas al inicio de una sección o un párrafo:
  • Plan Pro Sólo en empresas con plan Pro o Ultra (Ultra trae todo lo de Pro, con más tokens).
  • Sólo personas morales Sólo en empresas con RFC de 12 caracteres.

Si nada de esto lo resuelve, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com. Qué mandarnos para resolverlo rápido está en Soporte.