Catálogo de cuentas y padrón

Auxil-IA no trae un catálogo propio: trabaja con el catálogo de cuentas y el padrón de clientes y proveedores de tu empresa en CONTPAQi. Este capítulo explica cómo los trae y los clasifica, qué cuentas lleva cada cliente y proveedor, de dónde sale la cuenta que termina en cada póliza y cómo se configuran las cuentas de banco, las cuentas globales, las retenciones, los clientes y proveedores del extranjero y el público en general. La lista de lo que falta para generar la primera póliza está en El panel de Configuración, paso por paso.

Dónde está

En la pestaña Catálogos de la empresa (Ctrl+2, o en el menú Ir → Catálogos). Abre con tres tarjetas:

• Padrón de Clientes y Proveedores: tus clientes y proveedores con sus cuentas, las cuentas globales y Extender Padrón.
• Bancos: la liga entre tus cuentas de bancos, tarjetas e inversiones y sus estados de cuenta.
• Catálogos: tu catálogo de cuentas, ya clasificado, y la configuración contable.

Para regresar a las tres tarjetas, usa la flecha junto al título.

Atajos para llegar directo:

• Menú Empresa → Padrón de clientes y proveedores.
• Ir a… (Ctrl+P): Catálogo de cuentas, Padrón de clientes y proveedores o Bancos y tarjetas.

Cuentas madre, subcuentas y cuentas afectables

Todo lo de este capítulo descansa en cómo está armado el catálogo de CONTPAQi.

• Cuenta madre (de mayor o acumulativa): agrupa subcuentas, y su saldo es la suma de ellas. Por ejemplo, Clientes nacionales.
• Cuenta afectable (de último nivel): no tiene subcuentas. Es la única que acepta movimientos de póliza; CONTPAQi rechaza una póliza que cargue o abone a una cuenta madre.

Por eso todas las cuentas que capturas en Auxil-IA para registrar algo (provisión, gasto, ingreso, anticipo, retenciones, cuentas globales) tienen que ser afectables. Al buscar una cuenta, las que tienen subcuentas salen marcadas Madre, y si eliges una, Auxil-IA pregunta antes: «Esta cuenta tiene subcuentas… Lo normal es asentar movimientos en una cuenta afectable (sin subcuentas). ¿Usarla de todas formas?». Pulsa Cancelar y elige la subcuenta. Si de todas formas la dejas, al contabilizar la revisión previa la detiene con «No es afectable» (ver Problemas comunes).

Las cuentas madre sirven para otra cosa: dicen qué es cada cuenta. Todo lo que cuelga de la madre de clientes es la cuenta por cobrar de algún cliente; todo lo que cuelga de la de proveedores, la cuenta por pagar de algún proveedor.

Una subcuenta por cliente o una cuenta para todos. Muchos catálogos abren una subcuenta por cliente y por proveedor (Clientes nacionales → Cliente A, Cliente B) para tener el saldo de cada uno en la balanza. Otros llevan a todos en una sola cuenta. Auxil-IA trabaja con las dos formas: la cuenta de cada uno se captura en el padrón y la que vale para todos, en Cuentas Globales.

El código agrupador del SAT. Cada cuenta de CONTPAQi lleva el código agrupador de la contabilidad electrónica: 102 bancos, 105 clientes, 201 proveedores, 401 ingresos, 216 impuestos retenidos, etcétera. Auxil-IA lo lee junto con el catálogo.

Preparar el catálogo

Es lo primero que se hace con una empresa: traer su catálogo de CONTPAQi y clasificarlo. Sin él no se puede configurar ninguna cuenta. Si usas la configuración asistida, ella hace este paso.

1. Entra a Catálogos → Catálogos. Mientras la empresa no tiene catálogo, ahí está Preparar Catálogos.
2. Decide si dejas encendido Usar el catálogo de cuentas del SAT (ver la sección siguiente).
3. Pulsa Preparar Catálogos. La ventana Antes de continuar te recuerda dos cosas: que la empresa esté ligada a su base de CONTPAQi (ver Dar de alta una empresa) y que no tengas abierto «Redefinir Empresa» en CONTPAQi.
4. Pulsa Continuar. CONTPAQi no tiene que estar abierto, y puedes seguir usando la app mientras termina.

Al terminar, la app dice «Catálogos preparados exitosamente. N cuentas en catálogo completo.» (catálogo del SAT) o «Catálogo descargado. N cuentas encontradas. Selecciona las cuentas madre para continuar.» (catálogo propio), y abre las preguntas de Configuración Contable (ver Configuración contable).

Si sale «Falta configurar el nombre de la base de datos CONTPAQi para esta empresa…», falta elegir la base en Empresa → Datos de la empresa…, campo Nombre de la base de la empresa (el mensaje lo llama «Nombre BDD»). Ver Conectar CONTPAQi.

Usar el catálogo de cuentas del SAT

Es la única decisión de Preparar Catálogos, y cambia cómo encuentra Auxil-IA las cuentas madre.

• Encendido. Auxil-IA encuentra sola las cuentas madre de clientes, proveedores, bancos, ingresos, sueldos y asimilados por pagar, y anticipos de clientes y a proveedores, más las cuentas de impuestos (IVA trasladado cobrado y no cobrado, IVA acreditable pagado y pendiente de pago, ISR e IVA por pagar, retenciones, cuotas del IMSS…). Después sólo te pregunta anticipos y nómina.
• Apagado. Tú señalas las cuatro cuentas madre obligatorias (proveedores, clientes, bancos e ingresos) y, si quieres, las de anticipos. Es la opción para un catálogo con numeración propia cuyas cuentas no traen código agrupador.

Encendido, Auxil-IA busca las cuentas madre por su código agrupador del SAT, no por su número: un catálogo propio con los códigos agrupadores bien llenos en CONTPAQi también se clasifica solo. Sólo si tu catálogo no trae ningún código agrupador las busca por cómo empieza su número (102 bancos, 105 clientes, 201 proveedores, 401 ingresos…); en ese caso, si tu numeración es otra, apágalo.

La decisión se queda. Una vez preparado el catálogo, la app ya no ofrece cambiarla: Volver a contestar conserva el modo con el que preparaste.

Si algo no se encontró. Si al terminar vuelve a aparecer Preparar Catálogos, Auxil-IA no encontró con el criterio del SAT ni clientes, ni proveedores, ni bancos. Apaga Usar el catálogo de cuentas del SAT y prepara de nuevo, señalando tú las cuentas madre. Si sólo falta alguna de esas tablas, escríbenos (ver Soporte).

Configuración contable: las preguntas después de preparar

Al preparar el catálogo se abre la ventana Configuración Contable («Configura cómo contabiliza esta empresa»). Son tres pasos con catálogo propio y dos con catálogo del SAT. Anterior y Siguiente te mueven entre ellos y Guardar Configuración guarda («Configuración contable guardada correctamente»).

Cuentas Madre (sólo con catálogo propio)

Las cuatro son obligatorias: Proveedores, Clientes, Bancos e Ingresos. Aquí se eligen cuentas con subcuentas, al revés que en el resto de la app: si eliges una de último nivel, la app pregunta «Esta cuenta es afectable (sin subcuentas)… ¿Usarla de todas formas?».

Lo que cuelga de cada madre se clasifica así:

• Proveedores: cada subcuenta es la cuenta por pagar de un proveedor.
• Clientes: cada subcuenta es la cuenta por cobrar de un cliente.
• Bancos: cada subcuenta es una cuenta bancaria que se liga con su estado de cuenta (ver Bancos).
• Ingresos: las cuentas de ingreso que ves en Cuentas de Ingreso.

Con catálogo propio, no omitas este paso: sin las cuentas madre el catálogo no queda clasificado.

Anticipos

Un anticipo aparece cuando un cobro o un pago no empata con ninguna factura, o cuando sobra dinero después de aplicarlas. El anticipo de un cliente es un pasivo (le debes la mercancía o el servicio); el anticipo a un proveedor es un activo (te lo debe él). Para cada lado eliges:

• General (una cuenta para todos): todo cae en una sola cuenta. La póliza sale sin más datos, pero el saldo es una bolsa común: para saber de quién es cada peso hay que abrir los movimientos. Eliges la cuenta, de último nivel.
• Individual (por cliente) o Individual (por proveedor): cada uno usa su propia subcuenta, y el auxiliar te dice a quién le debes o quién te debe. A cambio, cada cliente o proveedor nuevo necesita su subcuenta dada de alta.

Con catálogo propio puedes señalar además la cuenta madre de anticipos de cada lado (opcional).

La cuenta que de verdad usa una póliza cuando un cliente o proveedor no tiene cuenta de anticipo propia es la Cuenta de Anticipo de Cuentas Globales. Al preparar el catálogo, Auxil-IA la llena con la cuenta de anticipos que encontró sólo si es de último nivel; si tiene subcuentas, la deja vacía y la capturas tú, o le das a cada cliente o proveedor su propia cuenta de anticipo. Revisa que sea la que elegiste aquí.

Empleados y Provisiones

• La empresa tiene empleados de nómina: elige la cuenta de sueldos y salarios por pagar de la que cuelgan las subcuentas de tus empleados o, si llevas la nómina en una sola cuenta, ésa.
• La empresa tiene asimilados a salarios: lo mismo, con asimilados a salarios por pagar.

Auxil-IA no provisiona la nómina; al conciliar su pago, carga la subcuenta de cada empleado, que busca por su nombre. Con catálogo del SAT, las cuentas vienen ya detectadas («Las cuentas se auto-detectaron del catálogo SAT. Confirma o modifica.»). Lo que pasa cuando un empleado no tiene subcuenta está en Cuentas de nómina.

Aquí la app busca la cuenta como si fuera para asentar y, si eliges la cuenta de la que cuelgan los empleados, avisa «Esta cuenta tiene subcuentas». En este paso es lo esperado: pulsa Sí, usar.

Volver a contestar la configuración contable

Para corregir las respuestas: Catálogos → Catálogos, recuadro Configuración contable, botón Volver a contestar. Se abre la misma ventana con lo que habías contestado («Corrige lo que se contestó al preparar el catálogo»).

• Con catálogo del SAT sólo se vuelven a guardar las respuestas de anticipos y nómina. No se toca ninguna cuenta.
• Con catálogo propio, si cambias una cuenta madre, las tablas de proveedores, clientes, bancos e ingresos se vuelven a armar con el catálogo que ya está descargado. Se conserva el padrón con sus cuentas, los identificadores de banco y las tarjetas, los asientos, las retenciones y las cuentas que agregaste a mano en Cuentas de Ingreso y Cuentas No Deducibles («Se conservaron N cuentas que habías agregado a mano»). Lo único que se va es lo que colgaba de la madre anterior, que es justo lo que estás corrigiendo.

Si la empresa se configuró con la configuración asistida, también puedes corregir una cuenta madre desde su resumen, con Revisar cuentas madre o eligiéndola a mano; la que eliges tú se queda aunque el catálogo se vuelva a sincronizar con CONTPAQi. Ver Las cuentas madre.

Las tablas del catálogo

En Catálogos → Catálogos, debajo de Configuración contable, están las tablas en que Auxil-IA clasificó tu catálogo. Cada una dice cuántos registros tiene; ábrela con un clic. Arriba tienes un buscador (Enter para buscar).

Sólo aparecen las tablas que se pudieron armar con tu catálogo: sin cuenta de asimilados por pagar, por ejemplo, no hay Prov. Asimilados.

Lo que se edita. Otras Cuentas, Cuentas de Ingreso y Cuentas No Deducibles tienen Agregar, y en cada renglón Editar y Eliminar. Las demás son un reflejo de CONTPAQi: se corrigen allá. Eliminar sólo quita la cuenta de esa lista de Auxil-IA; no la borra de CONTPAQi.

Agregar en Otras Cuentas muestra la lista de nombres que Auxil-IA reconoce («Selecciona una cuenta para agregar»). Elige el nombre y después la cuenta de tu catálogo, o pulsa Escribir nombre personalizado…, y guarda con Guardar.

Gastos no deducibles e ingresos exentos: el efecto en el IVA

Dos tablas de Catálogos → Catálogos cambian cómo se registra el IVA.

Cuentas No Deducibles. Cuando un concepto de una factura recibida va a una cuenta de esta lista, Auxil-IA no acredita su IVA: lo suma al gasto no deducible. Por ejemplo, un concepto de $1,000 más $160 de IVA cargado a una cuenta no deducible queda como un cargo de $1,160 a esa cuenta, sin IVA acreditable. La lista se llena al preparar con las cuentas de tu catálogo que se llaman «Gastos no deduc…», como en el catálogo del SAT. Si llevas otras cuentas no deducibles, agrégalas con Agregar.

Cuentas de Ingreso, columna Tipo IVA. Dice cómo se trata el IVA de lo que se registra en cada cuenta de ingreso:

• gravado: IVA trasladado normal.
• exento: sin IVA trasladado.
• zona_front: zona fronteriza, IVA trasladado al 8 %.

Al preparar, el tipo sale del nombre de la cuenta (las que dicen «exentos» o «zona fronteriza»). Si una cuenta está mal, pulsa Editar en su renglón y escribe el tipo tal como aparece arriba.

Revisa estas dos listas después de dar de alta o renombrar cuentas en CONTPAQi: cuando el catálogo cambia, Auxil-IA las vuelve a armar.

Cuándo se actualiza el catálogo

Auxil-IA compara su copia del catálogo con CONTPAQi cada vez que entras a Catálogos → Catálogos o a Bancos, y cada vez que abres el buscador de cuentas. Al entrar al padrón compara también el padrón. No hay que hacer nada: si al entrar a una de esas pantallas encontró cambios, avisa «Sincronizado con CONTPAQi».

Junto al título verás cómo va:

• «Sincronizando con CONTPAQi…»
• «Sincronizado hace 5 min»
• «Sin sincronizar aún»
• «No se pudo verificar contra CONTPAQi»: Auxil-IA sigue con lo que ya tenía. Pasa el mouse encima para ver el motivo; suele pedirte que cierres «Redefinir Empresa» en CONTPAQi o que revises la conexión a SQL Server (ver Conexión con CONTPAQi).

El ícono de reintentar junto a ese aviso vuelve a comparar en ese momento. Úsalo cuando acabas de dar de alta o cambiar una cuenta en CONTPAQi y la necesitas ya.

Las cuentas que borras en CONTPAQi también desaparecen de Auxil-IA. Si alguna estaba configurada (en el padrón, en cuentas globales o en un asiento), al contabilizar sale «Hay cuentas de la póliza que no existen en el catálogo de CONTPAQi»: corrígela donde esté configurada.

Dar de alta una cuenta sin salir de Auxil-IA

Cuando buscas una cuenta para configurar algo y no existe, puedes crearla en CONTPAQi desde el mismo buscador: pulsa Otra (crear cuenta nueva).

1. Número de cuenta. Sólo dígitos y con la longitud de tu catálogo. Debajo ves las cuentas que ya existen con ese número, para dar con el siguiente libre junto a sus hermanas.
2. Cuenta madre. Auxil-IA la deduce del número. Si no puede, te pide de qué cuenta cuelga.
3. Nombre, hasta 50 caracteres.
4. Agrupador SAT. Se hereda de la cuenta madre; cámbialo si no corresponde.
5. Moneda, si la empresa maneja varias.
6. Pulsa Crear cuenta.

La app confirma «Se creó la cuenta … en CONTPAQi.» y la deja elegida. Si sale «La cuenta … quedó sólo en el catálogo local… Créala también en CONTPAQi antes de generar pólizas», no se pudo crear allá; el mensaje trae el motivo. Revisa que tu usuario de CONTPAQi esté capturado en este equipo (ver Conectar CONTPAQi) y crea la cuenta en CONTPAQi con el mismo número. Si la cuenta ya existe, la app dice «La cuenta … ya existe, no hay que crearla.» y te ofrece Usar la existente.

Si cambias el número después de indicar una cuenta madre, la madre se borra: se vuelve a deducir del número nuevo o te la pide otra vez. Si borras la madre que indicaste, la cuenta deja de poder crearse hasta que pongas otra.

En el formulario de clientes y proveedores nuevos (al contabilizar, en Clientes no registrados o Proveedores no registrados) el buscador llama a esta opción Otra (cuenta nueva) y te da dos salidas:

• Crear cuenta: la da de alta en ese momento, como arriba.
• Continuar sin crear: sólo la anota en el formulario. Se crea cuando registras las entidades y pulsas Iniciar Carga, junto con lo demás de esa entidad; si cancelas antes, no queda nada.

Con Continuar sin crear:

• Nombre: el que tecleaste pasa al formulario, donde lo puedes cambiar. Si lo dejas vacío, la provisión lleva el del cliente o proveedor y la complementaria «Complementaria de …» cuando el formulario ya lo traía; si no, el formulario te pide uno antes de registrar, como en las demás cuentas. Una cuenta de retención nueva también lo pide y no deja registrar sin él («Falta el nombre de una cuenta de retención nueva.»).
• Cuenta madre: la que viste en el buscador. Si no se pudo deducir del número, sólo queda Crear cuenta, que te deja indicarla.
• Agrupador SAT: no se elige en el buscador. Las cuentas del cliente o proveedor llevan el que elijas en el formulario para su grupo (provisión, ingreso o gasto, anticipo). Una cuenta de retención hereda el de su cuenta madre; si la madre no tiene, el formulario te lo pide junto a la cuenta y no deja registrar sin él («Falta el agrupador SAT de una cuenta de retención nueva: su madre no tiene uno que heredar.»).

Los clientes y proveedores nacionales que faltan se dan de alta de otra forma, con su cuenta y su ficha en CONTPAQi a la vez: ver Clientes y proveedores que no existen todavía.

Bancos: ligar cada cuenta con su estado de cuenta

El estado de cuenta no trae tu número de cuenta contable: trae la CLABE o el número que usa el banco. El identificador es lo que une los dos. Sin él, Auxil-IA no sabe contra qué cuenta contable registrar los movimientos de ese estado de cuenta y la conciliación los deja fuera.

Dónde: Catálogos → Bancos, ventana Configuración de Bancos. Arriba dice cuántas cuentas tienen identificador («3 de 4 cuentas configuradas · 1 ignoradas»).

Se liga sola al procesar el estado de cuenta. Al procesar un estado de cuenta, si su número coincide con el de una sola cuenta de bancos del catálogo (porque su nombre en CONTPAQi lo trae), Auxil-IA la liga sola. Si no, te pregunta «¿A qué cuenta de banco corresponde la cuenta …?», con las cuentas de banco que todavía no tienen identificador: elige una y pulsa Ligar a esta cuenta, o Ahora no para ligarla después aquí. Ponerle a tus cuentas de banco el número o su terminación en el nombre ayuda a que se liguen solas.

Cómo se liga una cuenta a mano:

1. Procesa y guarda al menos un estado de cuenta de esa cuenta (ver Estados de cuenta). El identificador es el número de cuenta que quedó capturado al guardarlo. Sin estados de cuenta guardados, Agregar identificador está apagado («Primero procesa y guarda algún estado de cuenta»).
2. En Cuentas Bancarias, debajo de la cuenta, pulsa Agregar identificador (o Agregar otro, si ya tiene uno).
3. Elige el identificador. La lista enseña cada uno con su banco y sólo los que no están ligados a otra cuenta.

La cuenta pasa de Sin Identificador a Configurado. Una cuenta contable puede tener varios identificadores, si recibes más de un estado de cuenta contra ella. Para quitar uno, pulsa la x junto a él.

Ignorar. Si una cuenta de bancos del catálogo ya no se usa, pulsa Ignorar: deja de contar como pendiente («Cuenta ignorada»). Con Mostrar ignoradas las vuelves a ver y Restaurar la regresa.

Tarjetas de crédito y cuentas de inversión

También en Catálogos → Bancos. A diferencia de las cuentas bancarias, que salen solas del catálogo, éstas las das de alta tú, porque sus cuentas contables no cuelgan de la madre de bancos.

Tarjetas de Crédito. Una tarjeta es un pasivo: lo que compras con ella se lo debes al banco, y su pago desde tu cuenta de cheques es un traspaso entre tus cuentas (ver Matching). Pulsa Agregar Tarjeta:

• Nombre / Descripción (obligatorio) y Banco Emisor.
• Cuenta CONTPAQi (obligatoria): la cuenta de pasivo de la tarjeta.
• Identificador de Auxil-IA: el de su estado de cuenta.
• Cuenta Complementaria (Moneda Extranjera), si es en otra moneda.

Pulsa Guardar Tarjeta. Si la cuenta contable ya es de otra tarjeta, la app avisa «Cuenta contable ya asignada»: con Continuar, el identificador se agrega a esa tarjeta en vez de crear otra.

Cuentas de Inversión. «Para estados de cuenta que se contabilizan contra una cuenta de activo distinta a bancos»: un pagaré, un fondo, una cuenta de inversión con su propio estado de cuenta. Pulsa Agregar Cuenta y llena lo mismo, con Institución en lugar de banco emisor; guarda con Guardar Cuenta.

Las tarjetas se corrigen con Editar; tarjetas y cuentas de inversión se quitan con Eliminar.

Cuentas en moneda extranjera: la complementaria

CONTPAQi registra la moneda extranjera de dos formas, y Auxil-IA trabaja con las dos.

Con cuenta complementaria (CONTPAQi sin moneda extranjera habilitada). La cuenta principal lleva el importe en la divisa: 1,000 dólares se registran como 1,000. La cuenta complementaria lleva la diferencia para llegar a pesos: con un tipo de cambio de 18.50, 17,500. Las dos juntas dan el saldo en pesos (18,500). Por eso Auxil-IA necesita saber cuál es la complementaria de cada cuenta en divisa:

• Bancos, tarjetas e inversiones: Cuenta Complementaria (Moneda Extranjera), en Catálogos → Bancos (botón Configurar o Editar de la cuenta).
• Clientes y proveedores: junto a cada cuenta de su ficha en el padrón (ver Configurar las cuentas de un cliente o proveedor). Sin complementaria, un CFDI en divisa se registra directo en pesos con el tipo de cambio de la factura.

Con cuentas en moneda extranjera (CONTPAQi con moneda extranjera habilitada). La cuenta ya está en dólares y cada movimiento lleva los pesos y la divisa; no hay complementaria. En el padrón, esas cuentas llevan la marca USD · nativa ME y el campo de complementaria dice «No aplica (nativa ME)».

Si cambiaste una cuenta a moneda extranjera en CONTPAQi y en Auxil-IA seguía con complementaria, el padrón avisa «Complementaria configurada sobre cuenta ME nativa: pendiente de migración Modo B→A.» Primero pasa a la cuenta principal, con una póliza de reclasificación, el saldo que tenía la complementaria; después pulsa Quitar complementaria.

El padrón: de dónde sale

El padrón dice quién es cada cliente y proveedor y a qué cuentas va. Con él, Auxil-IA sabe de quién es cada factura y qué cuentas usar.

• Nacionales: son los clientes y proveedores dados de alta en CONTPAQi, con su RFC y las cuentas de su ficha. Auxil-IA los trae solo: cada vez que abres el padrón compara con CONTPAQi y, si hubo cambios, los trae («Sincronizado con CONTPAQi»). Se identifican por su RFC.
• Extranjeros y público en general: viven en Auxil-IA. CONTPAQi los conoce por su subcuenta. Se identifican por su nombre (ver Clientes y proveedores del extranjero y Público en general). Los proveedores del extranjero también se dan de alta en el padrón de CONTPAQi con Asociar invoices a las pólizas en CONTPAQi encendido, que viene así.

Sin datos de padrón. Si la pestaña Nacionales dice «Sin datos de padrón. El padrón se sincroniza solo al abrir esta pestaña. Si CONTPAQi no responde, usa el reintento junto al indicador.», todavía no se ha podido traer. Revisa la conexión de la empresa con CONTPAQi y pulsa el ícono de reintentar junto a «No se pudo verificar contra CONTPAQi».

Entidades de una configuración anterior. Si un cliente o proveedor ya no está en el padrón de CONTPAQi pero Auxil-IA tenía cuentas guardadas para él, sigue apareciendo, con sus cuentas marcadas (config. anterior). Al abrirlo dice «Esta entidad no está en el padrón de CONTPAQi…». Si debe existir, dalo de alta en CONTPAQi.

Las pestañas del padrón

En Catálogos → Padrón de Clientes y Proveedores:

• Nacionales, Extranjeros y Público General (esta última sólo si la habilitas en Extender Padrón → Otros).
• En cada una, Clientes y Proveedores.
• Arriba a la derecha, Extender Padrón. En Nacionales aparece cuando el padrón ya se descargó; en Extranjeros y Público General, siempre.
• En Nacionales, Cuentas Globales (ver Cuentas Globales).

La tabla de nacionales muestra Código (el de CONTPAQi), Nombre, RFC, Cta. Provisión, Cta. Ingreso (clientes) o Cta. Gasto (proveedores), Anticipo y una columna por cada retención que declaraste en Extender Padrón → Retenciones, con su cuenta de provisión arriba y la por pagar abajo. Haz clic en una fila para configurar sus cuentas.

Buscar. El buscador acepta código, nombre, RFC o una cuenta. Si buscas una cuenta (con o sin guiones), salen los clientes o proveedores que la usan en cualquier lado: como predeterminada, por concepto, en una sección o moneda, o como retención, y debajo del nombre se ve dónde la tienen.

Qué cuentas lleva un cliente

Cómo se mueven: la provisión de una factura de venta carga la cuenta por cobrar del cliente y abona el ingreso y el IVA trasladado no cobrado. El cobro carga el banco, abona al cliente y pasa el IVA de no cobrado a cobrado. Los asientos con todas sus cuentas están en Los seis asientos.

Qué cuentas lleva un proveedor

Cómo se mueven: la provisión de una factura recibida carga el gasto y el IVA acreditable pendiente de pago, y abona al proveedor y, si le retienes, la cuenta de provisión de cada retención. El pago carga al proveedor, abona el banco, pasa el IVA de pendiente a pagado y las retenciones de provisión a por pagar, porque la retención se vuelve efectiva al pagar.

En su ficha también ves el Tipo de Operación (DIOT) que tiene en CONTPAQi; se cambia allá.

De dónde sale la cuenta de cada póliza

Una misma cuenta puede estar configurada en varios lugares. Al contabilizar, manda la más específica:

1. La cuenta por clave de producto o servicio del concepto, si la tiene (ver Cuentas por clave de producto o servicio).
2. Las Cuentas Predeterminadas que le pusiste en Auxil-IA.
3. La cuenta de su ficha en CONTPAQi (provisión y, en proveedores, gasto).
4. La de una configuración anterior en Auxil-IA, si la hay.
5. La cuenta global de Cuentas Globales.

El ingreso de un cliente nacional no viene en su ficha de CONTPAQi: sale del concepto, de su predeterminada o de la global. Las retenciones salen de la cuenta del proveedor para ese tipo o, si no tiene, de la global del tipo.

Dos cosas cambian este orden:

• El asiento manda. Si el asiento usa la cuenta global (por ejemplo, Cuenta de Provisión Global en lugar de Activo del Cliente (del padrón)), las cuentas de cada cliente o proveedor no se usan. Ver Cuentas globales.
• Secciones y monedas. Con Contabilidad Seccionada, primero se busca la cuenta de la sección del documento y después la de la base. Con cuentas por moneda, primero la de la moneda del documento y después la de General.

Cómo lo enseña la tabla del padrón:

Configurar las cuentas de un cliente o proveedor

En el padrón, haz clic en la fila. Se abre Configurar Cuentas, con el nombre y el RFC (o el ID fiscal, si es del extranjero).

• Cuentas Predeterminadas (CONTPAQi). Sólo lectura: lo que trae su ficha en CONTPAQi (Cuenta Provisión, Complementaria y, en proveedores, Cuenta Gasto, Compl. Gasto y Tipo de Operación (DIOT)).
• Cuentas Predeterminadas («aplican cuando no hay cuenta específica por concepto»). Las que le pones en Auxil-IA: Cuenta de Provisión, Cuenta de Ingreso o Cuenta de Gasto, y Cuenta de Anticipo, cada una con su Complementaria («para CFDIs en moneda extranjera»). Si un campo enseña la cuenta con «de CONTPAQi» o «de config. anterior» a la derecha, ésa es la que se usa mientras no elijas otra. En anticipo, vacío dice «Usar anticipo clientes global» o «Usar anticipo proveedores global».
• Cuentas de Retención (sólo nacionales, si declaraste retenciones): de provisión y Por Pagar por cada tipo. Vacías, se usa la global, que se ve a la derecha («Prov. global: …» o «Sin global»).
• Clasificación de IVA retenido (sólo nacionales). Ver IVA retenido por subtipo.
• Referencia / Concepto para Póliza, si los habilitaste en Extender Padrón → Otros.
• Nombres alternativos (extranjeros y público en general).
• Cuentas por Clave de Producto/Servicio (ver la sección siguiente).

Pulsa Guardar Cuentas. Lo que tiene su ficha en CONTPAQi no se cambia desde aquí: si la cuenta de su ficha está mal, corrígela en CONTPAQi o tápala con una predeterminada en Auxil-IA.

Si el cliente o proveedor hizo rebotar un intento de contabilizar, arriba dice qué faltó: «Al contabilizar faltó: provisión, gasto · último intento …».

Cuentas por clave de producto o servicio

Sirve cuando un mismo proveedor te vende cosas que van a cuentas distintas: una papelería que te surte papelería y equipo de cómputo, o un proveedor que te vende mercancía y también te cobra fletes.

En Configurar Cuentas, la sección Cuentas por Clave de Producto/Servicio enlista las claves del SAT que aparecen en las facturas de ese cliente o proveedor («12 claves encontradas en facturas»). En cada clave puedes poner su Cta. Provisión, Cta. Gasto (o Cta. Ingreso), Cta. Anticipo, sus complementarias y, si están habilitados, su referencia y su concepto. Lo que dejes en Predeterminada usa las cuentas predeterminadas.

Al provisionar, cada concepto de la factura va a la cuenta de su clave. Una factura con conceptos de dos claves sale con dos cargos de gasto.

Proveedores del extranjero. Sus invoices no traen clave del SAT, así que la lista es la de los conceptos de sus invoices («5 conceptos distintos en sus invoices») y sólo se configura la cuenta de gasto. El concepto se compara con la descripción de cada invoice, completo o contenido en ella, y gana el más específico; sin coincidencia se usa la cuenta de gasto predeterminada. Pon conceptos cortos que se repitan: «licencia mensual» encuentra «Licencia mensual – marzo 2026» y las de los meses siguientes.

Cuentas por moneda. Si el cliente o proveedor tiene documentos en más de una moneda, arriba aparecen pestañas: General y una por moneda (USD, EUR…). En la de una moneda pones las cuentas para documentos en esa divisa; lo que dejes vacío se toma de General.

La misma clave en otros clientes o proveedores. En cada clave sin cuenta de gasto o de ingreso, la app te sugiere a dónde la mandan los demás y, al guardar, te ofrece poner la tuya en los que no tienen cuenta propia. Ver La cuenta que usan otros en la misma clave.

La cuenta que usan otros en la misma clave

Varios proveedores te facturan lo mismo con la misma clave de producto o servicio del SAT: tres gasolineras con la clave de la gasolina, dos transportistas con la de fletes. Para no buscar la cuenta en cada uno, la app te enseña a dónde mandan esa clave los demás. En clientes funciona igual, con la cuenta de ingreso.

Dónde sale. En Catálogos → Padrón de Clientes y Proveedores, haz clic en la fila del cliente o proveedor. En Configurar Cuentas, sección Cuentas por Clave de Producto/Servicio, cada clave que no tiene Cta. Gasto (o Cta. Ingreso) enseña «Otros proveedores con esta clave van a:» (o «Otros clientes con esta clave van a:») con hasta tres cuentas.

• Cada cuenta dice su número, su nombre y cuántos mandan ahí sus facturas de esa clave. Pasa el mouse encima para ver si la tienen configurada para esa clave o si sus facturas llegan ahí por su cuenta general.
• Un clic la pone en Cta. Gasto (o Cta. Ingreso), con su complementaria si la trae. La provisión y el anticipo de la clave no cambian.
• Primero salen las que otros configuraron para esa clave y después las más usadas.
• Cuentan los clientes o proveedores nacionales del padrón, sin los dados de baja, que tienen facturas vigentes con esa clave o que ya la configuraron.
• La cuenta global no se sugiere: que alguien caiga en la global no dice nada de esa clave.

Secciones y monedas. Con Contabilidad Seccionada o con cuentas por moneda, la sugerencia es de la pestaña en que estás: lo que usan los demás en esa sección o en esa moneda.

Cuándo no sale:

• En una clave que ya tiene su cuenta de gasto (o de ingreso).
• Si nadie más factura esa clave, o todos los que la facturan caen en la global.
• En proveedores del extranjero: sus invoices no traen clave del SAT.

Al guardar, la app te ofrece poner esa cuenta en los demás que facturan la clave (ver Aplicar la cuenta de una clave a otros clientes o proveedores).

Al dar de alta clientes o proveedores en Contabilizar. En Proveedores no registrados (o Clientes no registrados), al abrir «3 concepto(s) detectado(s) - configurar cuentas por concepto» de una entidad, cada clave sin cuenta enseña las mismas sugerencias, más las cuentas que ya elegiste para otra entidad nueva de la lista (dicen «· esta lista»). Al elegir la cuenta de una clave, si otras entidades nuevas de la lista tienen esa clave sin cuenta, sale «Otras 2 entidades nuevas tienen esta clave sin cuenta.» con Ponerla en las 2 (con una sola, Ponerla también ahí). Las que ya tienen otra cuenta no se tocan. Una cuenta que anotaste con Continuar sin crear no se reparte, para no darla de alta dos veces: créala con Otra (cuenta nueva) o elígela del catálogo. Ver Clientes y proveedores que faltan en CONTPAQi.

Aplicar la cuenta de una clave a otros clientes o proveedores

Cuando en Configurar Cuentas pones o cambias la cuenta de gasto (o de ingreso) de una clave de producto o servicio, o su complementaria, o le marcas Directo al gasto (o Directo al ingreso), al pulsar Guardar Cuentas la app guarda a ese cliente o proveedor y te pregunta si la misma cuenta va también a los demás que facturan esa clave: «¿Aplicar también a otros proveedores?» (o «¿Aplicar también a otros clientes?»).

Trae una tarjeta por clave, con la cuenta que elegiste (y, si aplica, su complementaria, «· directo», la sección o la moneda) y cada uno de los demás con su casilla:

Los que ya van a la cuenta que elegiste no salen en la lista; abajo dice «Otros 3 ya la tienen.». Si tus proveedores traen su cuenta de gasto en su ficha de CONTPAQi, casi todos salen con Hoy va a: márcalos sólo si esa clave debe ir a otra cuenta.

• Marcar todos marca la tarjeta completa; Desmarcar todos la limpia.
• Aplicar a N pone la cuenta en los marcados: «Cuenta aplicada a 2 entidades más».
• No, sólo a este cierra sin tocar a los demás.

En los dos casos, lo del cliente o proveedor que estabas configurando ya quedó guardado. La ventana no se abre si nadie más factura la clave o si todos ya van a esa cuenta.

Qué se copia. A cada uno de los marcados se le pone, en esa clave, la cuenta de gasto (o de ingreso) y su complementaria. Si la tarjeta dice «· directo», también se le enciende Directo al gasto (o al ingreso) en esa clave; a ninguno se le quita. Su cuenta de provisión, su anticipo, sus cuentas predeterminadas y sus demás claves no cambian. En la tabla del padrón, su Cta. Gasto (o Cta. Ingreso) puede cambiar a Múltiples.

Secciones y monedas. Se aplica en la misma pestaña en que guardaste: con Contabilidad Seccionada, en esa sección de los demás; con cuentas por moneda, en esa moneda. La tarjeta lo dice («· sección Torre A», «· USD»).

Ejemplo. Configuras a Gasolinera del Bosque y, en la clave 15101514 (gasolina), sale «Otros proveedores con esta clave van a:» con 601-12 Combustibles · 3. Le das clic y pulsas Guardar Cuentas. Sale «¿Aplicar también a otros proveedores?»: Estación Los Pinos, que hoy cae en la global, viene marcada con Sin cuenta propia; Servicio Ruta Sur, que trae en su ficha de CONTPAQi la 601-84, viene desmarcada con Hoy va a 601-84, y abajo dice «Otros 3 ya la tienen.». Aplicar a 1 manda la gasolina de Los Pinos a la 601-12 y deja a Ruta Sur como estaba.

Configurar varios clientes o proveedores a la vez

1. En el padrón, marca las casillas de los que quieras. La selección se conserva aunque cambies la búsqueda («2 fuera de la búsqueda actual»), y se limpia al cambiar de pestaña.
2. Pulsa Configurar Cuentas (N). Se abre Configuración Masiva de Cuentas.
3. Elige el Modo de aplicación:
   • Solo llenar vacíos: sólo pone cuentas donde la entidad no tiene una.
   • Sobrescribir: reemplaza las predeterminadas de todas, aunque ya tuvieran. Los campos que dejes vacíos no se tocan.
4. Captura lo que quieras aplicar: cuentas predeterminadas, cuentas de retención y, si los tienes encendidos, referencia y concepto, y las marcas de directo y de consumir anticipo (No cambiar, Marcar o Desmarcar).
5. Pulsa Aplicar a N clientes (o proveedores).

Las entidades incompletas que deja Contabilizar

Cuando un intento de contabilizar se detiene porque a un cliente o proveedor le faltan cuentas, Auxil-IA lo marca en el padrón para que lo encuentres. Ir al padrón, en ese aviso, te trae directo.

• Arriba sale «3 entidades incompletas», con Ver sólo pendientes para filtrar y Ver todas para quitar el filtro. Si alguna no existe en el padrón, lo dice: «No están en el padrón: …».
• Las pestañas y subpestañas llevan un contador rojo con cuántas tienen.
• Junto al nombre, lo que falta: «falta provisión, gasto». Pasa el mouse encima para ver la fecha del último intento.

La marca se quita sola cuando la entidad ya tiene esas cuentas. Si dice «· pese a directo», la entidad está marcada para ir directo pero algunas de sus facturas sí se provisionan (ver Directo al gasto o al ingreso).

Si una entidad marcada no la vas a configurar, selecciónala y pulsa Ignorar aviso (N): sigue marcada («· aviso ignorado»), pero sale de Ver sólo pendientes y no cuenta como incompleta. Volver a avisar (N) lo revierte.

Directo al gasto o al ingreso

Para clientes o proveedores que nunca se provisionan: al conciliar el pago, en lugar de cancelar la cuenta por pagar, se carga directo la cuenta de gasto y se abona el banco; al conciliar el cobro, se carga el banco y se abona directo el ingreso. Sirve, por ejemplo, para gastos menores que se pagan al momento y que no quieres pasar por proveedores.

Primero se enciende para la empresa. En la pestaña Contabilizar, botón Configurar, pestaña General: Directo al gasto / al ingreso. Apagada, todo se comporta como siempre.

Después se marca cada entidad. En Configurar Cuentas, interruptor No se provisiona: va directo al gasto (o al ingreso). Con la marca puesta, la cuenta de gasto (o de ingreso) es obligatoria: si no la tiene, la ficha avisa «Falta la cuenta de gasto de este proveedor. Con esta marca puesta es obligatoria: sin ella la conciliación se salta sus transacciones.» Sale de sus cuentas predeterminadas, de su ficha de CONTPAQi o de la global.

Por concepto. En Cuentas por Clave de Producto/Servicio, cada clave tiene su casilla Directo al gasto (o al ingreso). Una factura va directo sólo si todas sus claves están marcadas; si alguna no, se provisiona normal. Cada clave marcada necesita su propia cuenta de gasto o ingreso.

Lo que no va directo aunque la entidad esté marcada:

• Una factura que ya estaba provisionada: se concilia contra su provisión, para no duplicar el gasto.
• Una nota de crédito de una factura provisionada.
• Con secciones, la parte de una sección que no tiene la marca (ver Directo y secciones).

En el padrón, la entidad lleva Directo al gasto, Directo al ingreso o Directo por concepto junto al nombre. Si la función está apagada en la empresa, dice «· en pausa»: la marca se conserva, pero hoy no cambia ninguna póliza. Para varias entidades a la vez, usa la configuración masiva.

Consumir saldos de anticipo

Cuando el banco paga o cobra menos que las facturas, la conciliación puede aplicar el saldo que la entidad tenga en su cuenta de anticipo, y sólo el resto queda en la provisión. En moneda extranjera sólo se aplica cuando el banco y todas las facturas del pago están en esa misma moneda, no hay notas de crédito y tienes configurada la diferencia cambiaria; si no, sale «Consumir saldos de anticipo: el pago de … involucra moneda extranjera y no consume anticipos; el faltante queda en su provisión.».

• Se enciende para la empresa en Contabilizar → Configurar → General, Consumir saldos de anticipo.
• Para todos los clientes o todos los proveedores, en Cuentas Globales, casilla Consumir saldos de anticipo — clientes (o — proveedores). Vale para la empresa completa, no por sección.
• Para uno solo, en su Configurar Cuentas, interruptor Consumir saldos de anticipo. Aplica en todas las secciones.

El detalle en el matching está en Anticipos.

Cuentas Globales

Una cuenta global es la que vale para todos los clientes, o todos los proveedores, que no tienen una propia. También es la que usa un asiento cuando está en modo global (ver Cuentas globales).

Dónde: Catálogos → Padrón de Clientes y Proveedores → Nacionales, botón Cuentas Globales (aparece cuando el padrón ya se descargó). Se abre una vez para Clientes y otra para Proveedores, según la subpestaña en que estés.

Cuentas Globales - Clientes:

• Cuenta de Provisión y su Complementaria: la cuenta por cobrar para quien no tiene la suya.
• Cuenta de Ingreso y su Complementaria.
• Cuenta de Anticipo: «cuando el cobro exceda el total facturado y el cliente no tenga anticipo específico».

Cuentas Globales - Proveedores: lo mismo con Cuenta de Gasto en lugar de ingreso.

Retenciones Extendidas. Abajo, cada retención que declaraste en Extender Padrón → Retenciones con su Cuenta Provisión y su Cuenta Por Pagar globales. Tipo de retención viene fijo del tipo que elegiste allá; si dice Sin clasificar, quita esa retención en Extender Padrón y vuélvela a agregar.

Todas tienen que ser de último nivel. Pulsa Guardar. Con Contabilidad Seccionada, arriba hay una pestaña por sección (ver Proyectos y sucursales).

El IVA no está aquí. Las cuentas de IVA trasladado y acreditable, ISR, IEPS y las demás de impuestos se configuran en cada asiento (Contabilizar → Configurar). Ver Los seis asientos.

Extender Padrón

Agrega al padrón lo que no viene de CONTPAQi. Es el botón Extender Padrón, arriba a la derecha del padrón. Tiene cuatro pestañas:

• Retenciones: los tipos de retención que lleva la empresa.
• Otros: referencia y concepto por entidad, y el padrón de público en general.
• Contabilidad Seccionada: proyectos y sucursales (ver Proyectos y sucursales).
• Cuentas Madre: sólo si lo abres desde Extranjeros (ver Cuentas madre de extranjeros).

El título dice «Extender Padrón (Clientes)» o «(Proveedores)» según la subpestaña, pero Retenciones, Otros y Contabilidad Seccionada valen para todo el padrón. Sólo Cuentas Madre es de clientes o de proveedores.

Retenciones y Otros se guardan con Guardar. El interruptor y las secciones de Contabilidad Seccionada se guardan en el momento, y Cuentas Madre tiene sus propios botones.

Extender Padrón: Retenciones

Aquí declaras qué retenciones hace la empresa a sus proveedores y con qué cuentas.

La lógica contable. Cada tipo lleva dos cuentas:

• Provisión: recibe la retención al registrar la factura, cuando todavía no pagas y por eso todavía no has retenido.
• Por pagar: recibe la retención al pagar la factura, que es cuando se vuelve efectiva y queda por enterar al SAT.

Cómo se declara:

1. Marca cada tipo que lleva la empresa: ISR por arrendamiento, por servicios profesionales, por servicios profesionales a RESICO, por dividendos, por intereses, por pagos al extranjero, por venta de acciones, por venta de partes sociales, e IVA retenido.
2. Para cada tipo marcado, elige su Cta. Provisión y su Cta. Por Pagar. Si todavía no tienes esas cuentas en CONTPAQi, créalas desde el mismo buscador con Otra (crear cuenta nueva) (ver Dar de alta una cuenta sin salir de Auxil-IA).
3. Pulsa Guardar.

Cada tipo marcado se vuelve una columna del padrón y se puede llevar por proveedor: en su Configurar Cuentas, Cuentas de Retención. Quien no tenga cuentas propias usa las dos que pusiste aquí, que también ves y cambias en Cuentas Globales. La app lo resume así: «Los no seleccionados se consideran globales».

Si sale «No se encontraron cuentas de retención (216xx) en el catálogo.», tu catálogo no tiene cuentas con código agrupador 216 (impuestos retenidos).

Qué revisa el panel de Configuración sobre las retenciones está en Retenciones.

IVA retenido por subtipo

El IVA retenido puede llevarse en una sola cuenta o separado por el supuesto del artículo 1o.-A de la Ley del IVA. En Extender Padrón → Retenciones, abajo, despliega Llevar IVA retenido por subtipo: son los 12 supuestos del catálogo del SAT, como autotransporte de bienes (4 %), uso o goce de bienes de personas físicas (2/3), servicios profesionales (2/3), comisionistas (2/3), bienes adquiridos a extranjeros (100 %) o adquisición de desperdicios (100 %).

• Marca los que quieras llevar aparte y ponles su Cta. Provisión y su Cta. Por Pagar.
• Cada subtipo dice cuándo se reconoce («Detecta cuando: tasa 4% · …»). Con el lápiz, Ajustar criterios: tasa mínima y máxima, tipo de factor, régimen fiscal del emisor, claves de producto o servicio, residencia del emisor y prioridad. Restaurar valores del SAT regresa los de origen.
• Los marcados Asignación manual (artesanías, dación en pago, adquisiciones de la Federación) sólo se usan si se los asignas a un proveedor.
• El IVA retenido que no entra en ningún subtipo marcado va a la cuenta general, «Impuestos retenidos de IVA».

Por proveedor. En su Configurar Cuentas, Clasificación de IVA retenido: Detectar automáticamente (el de siempre), Cuenta general «Impuestos retenidos de IVA» o un subtipo. Con uno elegido, todas las retenciones de IVA de ese proveedor se registran en él, sin aplicar las reglas del SAT. Sirve cuando un proveedor siempre cae en un supuesto por convenio o por su tipo de operación.

Extender Padrón: Otros

Habilitar Referencias y Habilitar Conceptos. Agregan a cada cliente y proveedor, y a cada una de sus claves de producto, una referencia (hasta 30 caracteres) y un concepto (hasta 100) para sus pólizas. Aparecen en su Configurar Cuentas y en la configuración masiva. Al armar la póliza, manda:

1. Lo que personalices en el movimiento (en Matching, Personalizar ref/concepto de póliza).
2. La referencia o el concepto de la clave del producto y, si no hay, el predeterminado de la entidad.
3. Lo que diga el asiento.

Provisionar por cliente al público general. Abre la pestaña Público General del padrón. Ver la sección siguiente.

Pulsa Guardar.

Público en general: clientes con nombre propio

Hay ventas que se facturan al RFC genérico XAXX010101000 pero con el nombre real del comprador, porque lo necesita a su nombre: una agencia de autos o de motos, para el trámite de placas. Como el RFC es el mismo para todos, por omisión esas ventas se agrupan bajo el RFC genérico y no tienes el saldo de cada comprador.

Con Provisionar por cliente al público general encendido (Extender Padrón → Otros), en la pestaña Público General das de alta a cada comprador con su propia cuenta por cobrar:

1. Abre Agregar Cliente de Público General.
2. Captura Nombre del Comprador y Cuenta Provisión (obligatorios), Ingreso, Complementaria y Anticipo.
3. Pulsa Agregar.

Se identifican por el nombre. Si el nombre del CFDI no es idéntico al del padrón, regístralo como nombre alternativo en su Configurar Cuentas: Auxil-IA no adivina a quién corresponde una venta. No puede haber dos compradores con el mismo nombre.

Desde Contabilizar. También puedes esperar a contabilizar: las ventas con RFC genérico y nombre real salen como clientes faltantes y los das de alta ahí.

Las facturas globales del periodo y las que dicen «PUBLICO EN GENERAL» siguen yendo a las cuentas de ventas al público en general de siempre.

Clientes y proveedores del extranjero

Los clientes y proveedores del extranjero no tienen RFC mexicano, así que Auxil-IA los reconoce por su ID fiscal, si lo tienes, y por su nombre. Viven en Auxil-IA: CONTPAQi los conoce por su subcuenta. Están en el padrón, pestaña Extranjeros.

Con Asociar invoices a las pólizas en CONTPAQi encendido (en Contabilizar → Configurar → General; viene así), los proveedores del extranjero además se dan de alta en el padrón de CONTPAQi como proveedores extranjeros, con su ID fiscal (Tax ID), su país y su tipo de operación para la DIOT: al registrarlos en Proveedores no registrados o, si los agregaste aquí, al contabilizar la primera póliza que lleve un comprobante suyo. Ver El proveedor del extranjero en CONTPAQi.

Proveedores del extranjero. Sus facturas son invoices, no CFDI (ver Facturas). Auxil-IA detecta como proveedores las subcuentas de tus cuentas madre de proveedores del extranjero; una madre sin subcuentas sale como un solo proveedor, marcado Global. Para dar de alta uno a mano, abre Agregar Proveedor:

• Nombre del Proveedor (obligatorio): tal como aparece en sus invoices.
• Cuenta Provisión (obligatoria, salvo que marques Directo al gasto).
• ID Fiscal (NumRegIdTrib): su identificación fiscal en su país.
• Complementaria, Gasto y Anticipo.

Pulsa Agregar. Su cuenta de gasto también se puede elegir al contabilizar. Si marcas Directo al gasto y la función está apagada en la empresa, Auxil-IA la enciende («Se encendió "directo al gasto / al ingreso" para la empresa») o, si ya hay otras entidades marcadas, te avisa que la enciendas (ver Directo al gasto o al ingreso).

Clientes del extranjero. Los CFDIs que emites a extranjeros van al RFC genérico XEXX010101000, así que también se distinguen por nombre e ID fiscal. Los que salen de tus cuentas madre de clientes del extranjero llevan la marca auto. Agregar Cliente Extranjero pide lo mismo que el alta de un proveedor, con Ingreso en lugar de gasto.

El nombre importa. Si un invoice no se contabiliza, la causa más común es que el nombre del padrón no coincide con el del emisor. En su Configurar Cuentas, sección Nombres alternativos, agrega las variantes con que factura («Acme Co.», «ACME CORPORATION»). Se guardan al pulsar Agregar. Un mismo nombre alternativo no puede ser de dos proveedores.

Ignorar o eliminar. Un proveedor detectado del catálogo se Ignora (sigue en el catálogo, pero sale de las listas; Mostrar ignorados y Restaurar lo regresan). Uno que diste de alta a mano se Elimina.

Las cuentas de un extranjero se configuran como las de cualquier entidad, en su Configurar Cuentas; ahí no aparecen las retenciones ni la clasificación de IVA retenido, que son de CFDI.

Cuentas madre de extranjeros y escanear subcuentas

Para que Auxil-IA detecte a tus clientes y proveedores del extranjero, dile de qué cuentas cuelgan. En el padrón, pestaña Extranjeros, en Clientes o Proveedores, pulsa Extender Padrón: abre en Cuentas Madre.

1. Revisa las cuentas madre. Si Auxil-IA las propone por la convención del catálogo del SAT, lo dice: «Las madres mostradas son una sugerencia…: guárdalas para confirmar.» Quita las que no van y suma otras con Agregar madre.
2. Pulsa Guardar madres («Cuentas madre de extranjeros guardadas»).
3. Pulsa Escanear subcuentas. Sale la lista de subcuentas de último nivel, con su moneda si es de moneda extranjera y una palomita en las que ya están en el padrón.
4. Corrige el Nombre de cada una para que sea el que usa en sus invoices, y agrega su ID Fiscal si lo tienes. En proveedores, la columna Match invoices dice si ese nombre ya coincide con el de algún invoice: exacto, parcial o sin match (sin coincidencia no se contabilizará nada hasta que ajustes el nombre).
5. Pulsa Importar seleccionadas (N): «N entidad(es) importadas al padrón».

Sin madres guardadas, Auxil-IA busca la madre de proveedores del extranjero por su nombre («Proveedores extranjeros»), y los clientes del extranjero no se detectan.

Clientes y proveedores que no existen todavía

Nacionales. El padrón de nacionales no tiene botón de alta: sale de CONTPAQi. Un cliente o proveedor nuevo se da de alta de dos formas:

• En CONTPAQi, como siempre. La próxima vez que abras el padrón, Auxil-IA lo trae.
• Al contabilizar. Si una factura es de alguien que no está en CONTPAQi, la app te avisa con «Clientes no registrados» o «Proveedores no registrados» y te deja darlo de alta ahí mismo con Registrar (o Registrar N entidades): crea en CONTPAQi su subcuenta, dentro de la cuenta madre que le toca según tu catálogo, y su ficha de cliente o proveedor. Ver Contabilizar.

Extranjeros y público en general se dan de alta en su pestaña del padrón o también al contabilizar. Su cuenta tiene que existir en el catálogo; si no existe, créala desde el buscador con Otra (crear cuenta nueva). Al contabilizar también puedes anotarla con Continuar sin crear y se crea al registrar (ver Dar de alta una cuenta sin salir de Auxil-IA). Los proveedores del extranjero llegan además al padrón de CONTPAQi si usas el comprobante extranjero (ver Clientes y proveedores del extranjero).