Conectar CONTPAQi

Auxil-IA trabaja directamente sobre tu CONTPAQi Contabilidad: lee tu catálogo, tu padrón, tus folios y las facturas del ADD, da de alta cuentas y escribe pólizas. Para eso necesita dos juegos de datos: los de la computadora, que capturas una sola vez y sirven para todas tus empresas, y los de cada empresa. Este capítulo explica qué es cada dato, de dónde sacarlo, cómo comprobar que la conexión funciona y qué hacer si algo cambia.

Qué se captura y dónde

Configuración se abre desde la barra lateral o con Archivo → Configuración….

Tres cosas que conviene saber desde el principio:

• Los datos de la computadora son de tu usuario de Windows en esa computadora. En otra computadora, o con otro usuario de Windows, se capturan de nuevo.
• Hay una sola conexión a SQL Server por computadora. Todas las empresas que trabajes desde ella tienen que estar en ese mismo SQL Server.
• Las contraseñas se guardan cifradas con tu usuario de Windows: sólo tú, en esa computadora, puedes usarlas.

Antes de empezar, ten a la mano los datos de Los datos de acceso a CONTPAQi.

Tu usuario de CONTPAQi

Es el usuario con el que entras a CONTPAQi Contabilidad, casi siempre SUPERVISOR. Con él Auxil-IA entra a CONTPAQi para dar de alta cuentas, clientes y proveedores, y para escribir pólizas.

En Configuración → CONTPAQi:

1. Escribe el usuario en Usuario CONTPAQi.
2. Escribe su contraseña en Contraseña CONTPAQi. Si ese usuario no tiene contraseña, marca Este usuario no tiene contraseña.
3. Pulsa Guardar credenciales. Sale «Credenciales CONTPAQi guardadas».

Junto a Contraseña CONTPAQi ves si ya hay una guardada («Configurada») o no («Sin contraseña»). Para conservar la guardada, deja el campo vacío.

Aquí no hay botón para probar el usuario: se comprueba con Probar conexión en cualquier empresa (ver Probar conexión).

Si en el mismo servidor trabajan varios contadores, conviene que cada uno tenga su propio usuario de CONTPAQi; ver Si trabajan varios contadores en el mismo servidor.

La conexión a SQL Server

SQL Server es el programa de Microsoft donde CONTPAQi guarda tus empresas. Está en tu computadora o en el servidor del despacho, según cómo se instaló CONTPAQi. Auxil-IA entra a él con un usuario y contraseña de SQL Server, no con tu usuario de Windows.

Se captura en Configuración → CONTPAQi, en el apartado SQL Server, debajo de tu usuario de CONTPAQi.

La instancia

Es el nombre de la instalación de SQL Server donde están tus empresas. Tiene la forma COMPUTADORA\NOMBRE; (local) quiere decir «esta misma computadora».

• Si SQL Server está en esta computadora, pulsa Detectar. Auxil-IA busca las instancias instaladas aquí, te dice cuántas encontró y te las da en una lista; elige la de CONTPAQi. Después el botón dice Re-detectar.
• Si trabajas en una terminal y SQL Server está en el servidor, Detectar avisa «No se detectaron instancias en este equipo. Escríbela manualmente.». Escribe la instancia del servidor; pídele el nombre a quien instaló CONTPAQi.
• Si la lista trae una instancia pero tus empresas están en otra computadora, elige Otra (escribir manualmente)… y escríbela. ◀ Lista regresa a la lista.

El usuario y la contraseña de SQL Server

• Usuario SQL: normalmente sa, el usuario administrador de SQL Server. Si lo dejas vacío, Auxil-IA guarda sa.
• Contraseña SQL: la definió quien instaló CONTPAQi; pídesela a esa persona o a quien administra el servidor. Si ese usuario no tiene contraseña, marca Este login no tiene contraseña. Para conservar la guardada, deja el campo vacío.

El driver ODBC

Es un componente de Microsoft con el que Auxil-IA se conecta a SQL Server. El instalador de Auxil-IA lo agrega si falta.

Deja Driver ODBC (opcional) en Auto: Auxil-IA elige el adecuado entre los que tienes instalados, y entre paréntesis ves cuál. En la lista, los que no sirven dicen «(no soportado)» y no se pueden elegir; los que funcionan pero han dado problemas dicen «(no recomendado)». Cámbialo sólo si soporte te lo pide.

Si no tienes ninguno, ver Este equipo no tiene un driver ODBC compatible.

Guardar y probar

1. Pulsa Guardar SQL. Sale «Conexión SQL guardada».
2. Pulsa Probar conexión SQL. Mientras tengas cambios sin guardar, el botón está desactivado: guarda primero.
3. Si todo está bien, sale «Conexión OK». Si sale «Falló la conexión», abajo viene el motivo; ver Si algo falla.

Prerrequisitos de este equipo

Es la parte de arriba de la sección CONTPAQi, la primera de Configuración. Resume si esta computadora ya tiene lo que necesita para hablar con CONTPAQi, en dos renglones:

• Conexión a SQL Server. Pendiente, dice para qué sirve; capturada, dice a qué instancia y con qué usuario se conecta.
• Credenciales del SDK de CONTPAQi. Es tu usuario de CONTPAQi. Capturado, dice cuál es.

Mientras falte alguno, la sección se ve en ámbar, abierta, y dice «Falta configurar: sin esto ninguna empresa lee catálogos ni carga pólizas.». Con los dos, queda plegada en una línea con una palomita.

La palomita quiere decir que capturaste el dato, no que funcione. Para comprobarlo, usa Probar conexión SQL en Configuración y Probar conexión en una empresa.

Dentro de cada empresa, en la pestaña Periodos, el panel Configuración también avisa si a este equipo le falta algo, con un botón Ir que te trae aquí.

La conexión de cada empresa

Cada empresa de CONTPAQi Contabilidad vive en su propia base de datos dentro de SQL Server. Auxil-IA necesita saber cuál es la de cada empresa y cuál es su ADD.

Al terminar de dar de alta una empresa, Auxil-IA la abre con Configuración de Empresa ya en la sección Conexión CONTPAQi (esta empresa), que es lo siguiente que hay que llenar. Después llegas abriendo la empresa y yendo a Empresa → Datos de la empresa…: se abre Configuración de Empresa en la pestaña Datos de la empresa, y la sección Conexión CONTPAQi (esta empresa) está debajo de la e.firma.

Si ahí ves «Falta la conexión SQL global», todavía no capturas los datos de SQL Server de esta computadora: hazlo primero en Configuración → CONTPAQi.

La base de la empresa

Al abrir la ventana, Auxil-IA busca en tu SQL Server las bases de las empresas de CONTPAQi («Buscando bases…») y te las da en Nombre de la base de la empresa. Elige la de esta empresa. Los nombres empiezan con ct.

• La lista trae sólo el nombre de cada base, no la razón social ni el RFC. Si tienes empresas con nombres parecidos y no sabes cuál es, pregúntale a quien administra CONTPAQi antes de elegir.
• Si la lista no carga, el campo queda para escribir el nombre, con el motivo debajo. Ver La empresa indicada no se encontró en CONTPAQi.
• Si la base guardada dice «(no está en la instancia)», no existe en el SQL Server al que está conectada esta computadora; por ejemplo, porque la empresa vino del respaldo de una computadora conectada a otro servidor. Elige la base correcta.

El Index del ADD

El ADD (Administrador de Documentos Digitales) es donde CONTPAQi guarda los XML de los CFDI de cada empresa. Auxil-IA lo usa para traer las facturas que ya tienes en CONTPAQi y para guardar ahí las que descarga del SAT. El Index es el identificador con el que CONTPAQi distingue el ADD de cada empresa.

1. En CONTPAQi Contabilidad, abre la empresa y ve a Configuración → Redefinir Empresa.
2. Hasta abajo está el campo Index: 32 letras y números en cinco grupos separados por guiones. Cópialo completo.
3. Pégalo en Index del ADD, en Auxil-IA. Si se copia con llaves { }, no pasa nada.
4. Cierra Redefinir Empresa en CONTPAQi. Si se queda abierta, bloquea los folios de pólizas.

Si el Index no está completo, el campo se marca en rojo con «Formato UUID inválido.»: vuelve a copiarlo.

La carpeta de anexos

Carpeta de anexos (opcional), debajo del Index, se usa con Asociar invoices a las pólizas en CONTPAQi encendido, que viene así: es donde Auxil-IA deja el PDF de los invoices que cada póliza liga en CONTPAQi. CONTPAQi abre ese PDF desde la carpeta, no lo copia.

• Vacía, el PDF queda en la carpeta de la empresa en tu computadora y sólo lo abre tu usuario de Windows.
• Con varios usuarios o varias computadoras (un servidor con Escritorio remoto, o CONTPAQi abierto desde otra PC), escribe una carpeta compartida a la que todos lleguen, por ejemplo \\servidor\anexos. Pídesela a quien administra la red.

Probar conexión no la revisa ni la guarda: se guarda con Guardar. Ver El comprobante extranjero y el PDF de los invoices.

Probar conexión

Con la base y el Index capturados, pulsa Probar conexión. Si cambiaste alguno de los dos, Auxil-IA lo guarda antes de probar. La prueba revisa, en orden:

1. Que esta computadora entre a SQL Server con los datos de Configuración → CONTPAQi.
2. Que tu usuario de CONTPAQi entre a CONTPAQi y abra esa base como empresa. Para esto CONTPAQi Contabilidad tiene que estar instalado en esta computadora.
3. Que el ADD de ese Index exista en el mismo SQL Server.

Si todo está bien, sale «Conexión OK» con la base y el Index, y el aviso «Conexión OK. ADD verificado.». Si sale «Falló la prueba», abajo viene el motivo; ver Si algo falla. Si dice «Configura el usuario global del SDK CONTPAQi en Configuración.», te falta tu usuario de CONTPAQi.

Lo que la prueba no revisa: que la base y el Index sean de esta empresa. Si eliges la base o copias el Index de otra empresa, la prueba pasa igual. Compáralos con CONTPAQi antes de guardar. Dos señales de que algo quedó cruzado: el catálogo que se prepara es el de otra empresa, o Obtener del ADD deja todas las facturas como omitidas (ver Obtener del ADD no importa ninguna factura).

Al terminar, pulsa Guardar.

En la pestaña Periodos de la empresa, el panel Configuración marca el paso Empresa ligada a CONTPAQi cuando la base y el Index están capturados.

La primera vez que Probar conexión sale bien en una empresa que todavía no tiene catálogo, Auxil-IA te ofrece la configuración asistida. Ver Configuración asistida.

Qué puedes hacer con cada dato

Sin la conexión a SQL Server no funciona nada de lo que toca CONTPAQi. Sin tu usuario de CONTPAQi, Auxil-IA puede leer de CONTPAQi pero no dar de alta cuentas ni escribir pólizas.

CONTPAQi no tiene que estar abierto

Auxil-IA se conecta a CONTPAQi por su cuenta: no necesitas abrir CONTPAQi, dejar una sesión iniciada ni tocar el mouse mientras lee o escribe. Lo que sí necesita es CONTPAQi Contabilidad instalado en esta computadora, con licencia vigente (ver CONTPAQi Contabilidad).

Puedes seguir trabajando en CONTPAQi al mismo tiempo. La excepción: si una ventana de CONTPAQi está usando la empresa, sobre todo Redefinir Empresa, Auxil-IA no puede escribir en ella. Ciérrala y vuelve a intentar; ver CONTPAQi tiene bloqueada la tabla.

Si trabajan varios contadores en el mismo servidor

En un servidor con Terminal Server o Escritorio remoto:

• Cada contador entra con su propio usuario de Windows y captura en su sesión los datos de Configuración → CONTPAQi. Cada quien liga en su sesión las empresas con las que trabaja.
• Conviene un usuario de CONTPAQi por contador. Si dos personas usan el mismo (por ejemplo, SUPERVISOR) al mismo tiempo, una tiene que esperar a que la otra termine; si la espera se alarga, sale «Otro usuario está usando CONTPAQi en este momento». Pide a quien administra CONTPAQi que dé de alta un usuario para cada contador.
• El usuario de SQL Server sí puede ser el mismo para todos, normalmente sa.

Más detalle en Varios usuarios y Escritorio remoto.

Si cambian tus datos

• Cambió la contraseña de sa o de tu usuario de CONTPAQi: en Configuración → CONTPAQi, escribe la nueva y pulsa Guardar SQL o Guardar credenciales. Después prueba la conexión.
• CONTPAQi se cambió a otro servidor: escribe la instancia nueva, pulsa Guardar SQL y Probar conexión SQL. Luego, en cada empresa, revisa en Empresa → Datos de la empresa… que su base aparezca en la lista y pulsa Probar conexión.
• Te cambias de computadora: los datos de Configuración → CONTPAQi (SDK) no viajan; captúralos en la nueva. El respaldo de cada empresa sí lleva su base y su Index; si la computadora nueva usa otro servidor, revísalos y prueba la conexión. Ver Respaldo y cambio de equipo.

Si algo falla

Cada mensaje está en Problemas comunes, con lo que hay que hacer:

• «No se pudo conectar al servidor SQL de CONTPAQi», «Falló la conexión» o «Falló la prueba»: ver No se pudo conectar al servidor SQL de CONTPAQi.
• «Este equipo no tiene un driver ODBC compatible para SQL Server»: ver ese mensaje.
• «El SDK rechazó el usuario o la contraseña configurados»: ver ese mensaje.
• «No se encontró el SDK de CONTPAQi en este equipo»: ver ese mensaje.
• «Otro usuario está usando CONTPAQi en este momento»: ver ese mensaje.
• «La empresa indicada no se encontró en CONTPAQi»: ver ese mensaje.
• «Las bases del ADD no están disponibles para esta empresa»: ver ese mensaje.
• «Falta el Index del ADD» o «Formato UUID inválido.»: ver Falta el Index del ADD.
• «CONTPAQi tiene bloqueada la tabla»: ver ese mensaje.