Respaldo y cambio de equipo

Lo que haces en Auxil-IA se guarda en la computadora donde trabajas y no se copia solo a ninguna otra. El respaldo de una empresa es un archivo con todo lo que Auxil-IA tiene de ella en esa computadora. Te sirve para pasarla a otra computadora, para recuperarla si a la tuya le pasa algo y para guardarla antes de desinstalar la app o eliminar la empresa. Aquí está cómo exportarlo, cómo importarlo y el cambio de computadora paso a paso.

Dónde está el respaldo

El respaldo está en la ventana Configuración de Empresa, en la pestaña Respaldo. Se hace de una empresa a la vez: la que tienes abierta. Para llegar, abre la empresa y usa cualquiera de estos caminos:

• El menú Empresa → Respaldo…, que abre la ventana directo en esa pestaña.
• El engrane de arriba a la derecha y, en la ventana, la pestaña Respaldo.
• Ir a… (Ctrl+P), escribiendo «Respaldo».

Mientras no tengas una empresa abierta, Empresa → Respaldo… se ve en gris.

La pestaña tiene dos partes, Exportar e Importar, y se cierra con Listo. Aquí no hay botón Guardar: cada acción se hace al pulsar su botón.

Qué lleva el respaldo

El respaldo lleva todo lo que Auxil-IA tiene de esa empresa en esa computadora:

• Los catálogos: el catálogo de cuentas, el padrón de clientes y proveedores, las cuentas bancarias y los proveedores del extranjero.
• Las facturas: los CFDIs y los invoices del extranjero, con el PDF de cada invoice y los PDFs que se ligaron a las pólizas, si quedaron en la carpeta de la empresa.
• Los periodos, con sus estados de cuenta y sus acuses.
• El matching: lo que se asoció, lo que se clasificó y lo que dejaste en revisión.
• Las pólizas que generó Auxil-IA: el registro de lo que ya se contabilizó. Las pólizas en sí están en CONTPAQi; ver Este respaldo no es el de CONTPAQi.
• La configuración de la empresa: cuentas globales, asientos, tipos de póliza y folios, y la liga con CONTPAQi (la base de la empresa y el Index del ADD).
• Lo demás de la empresa: los documentos de cumplimiento, el logo y lo que el asistente recuerda de ella.

Qué no lleva el respaldo

• La e.firma (.cer, .key y contraseña), para que el archivo se pueda mover sin llevar tus credenciales. En la otra computadora se vuelve a cargar. Ver La e.firma y el respaldo.
• Los datos de CONTPAQi de la computadora: tu usuario y contraseña de CONTPAQi y los de SQL Server, que están en Configuración → CONTPAQi (SDK). Son de cada computadora y de cada usuario de Windows; ver Conectar CONTPAQi.
• Tus preferencias de la app, como el tema, los atajos de teclado y Ayudar a mejorar Auxil-IA. También son de cada computadora.
• Lo que está en la Carpeta de anexos, si configuraste una carpeta compartida para el PDF de los invoices: esa carpeta se respalda aparte. Ver La carpeta de anexos.
• Nada de CONTPAQi. Tus empresas de CONTPAQi se respaldan aparte; ver Este respaldo no es el de CONTPAQi.

Exportar el respaldo

1. Abre la empresa y ve a Empresa → Respaldo….
2. En Exportar, pulsa Exportar respaldo.
3. Windows te pide la «Carpeta donde guardar el respaldo». Elígela.
4. Espera a que el botón deje de decir «Creando respaldo…». Lo que tarda depende de cuántos meses y documentos tenga la empresa.
5. Sale «Respaldo guardado en …» con la carpeta, y debajo del botón «Guardado como … en …» con el nombre del archivo.

El archivo se llama Respaldo_AuxilIA_, el RFC, la fecha y la hora, y termina en .zip; por ejemplo, Respaldo_AuxilIA_XAXX010101000_20261002-183000.zip. Cada respaldo es un archivo nuevo: no reemplaza a los anteriores.

Si llevas varias empresas, repite esto en cada una: no hay un respaldo de todas juntas.

Si sale «No se puede guardar el respaldo en …. Elige otra carpeta.», esa carpeta no admite escritura (por ejemplo, una memoria protegida o una carpeta de red sin permiso); elige otra. Si sale «No se pudo crear el respaldo. Inténtalo de nuevo en un momento.», vuelve a pulsar Exportar respaldo.

Dónde guardar el respaldo y cada cuánto

Guárdalo fuera de la computadora: en una memoria USB, en una carpeta de red del despacho o donde guardes tus demás respaldos. Un respaldo que sólo está en la misma computadora no te sirve si esa computadora se descompone.

Cuídalo como los papeles de tu cliente. No lleva la e.firma ni tus contraseñas, pero sí toda la información de la empresa: facturas, estados de cuenta y pólizas. El archivo no está protegido con contraseña.

No lo descomprimas ni cambies su contenido. Auxil-IA lo importa tal como lo exportó.

Cuándo conviene hacerlo:

• Al terminar cada mes, después de contabilizarlo.
• Antes de cambiar de computadora, de formatearla o de mandarla a reparar.
• Antes de desinstalar Auxil-IA.
• Antes de eliminar la empresa, si crees que la vas a volver a necesitar.
• Antes de pasarle la empresa a otro contador.

Como cada archivo lleva su fecha y su hora, puedes conservar varios, por ejemplo uno por mes.

Importar un respaldo

Importar trae a esta computadora el respaldo de la empresa que tienes abierta.

1. Abre la empresa. Tiene que estar en tu lista de Empresas.
2. Ve a Empresa → Respaldo… y, en Importar, pulsa Elegir respaldo….
3. Elige el archivo .zip. Auxil-IA lo lee («Leyendo respaldo…») y te muestra el nombre de la empresa y «Respaldo del …» con la fecha y la hora en que se creó, cuántos archivos tiene y cuánto pesa. Revisa la fecha: que sea el respaldo más reciente que tienes.
4. Pulsa Importar. Si la empresa ya tiene datos en esta computadora, el botón dice Reemplazar con este respaldo, con el aviso «Esta empresa ya tiene datos en este equipo. Importar los reemplaza todos por los del respaldo; lo que hay ahora se conserva en una copia aparte, y la FIEL cargada aquí se mantiene.». Cancelar te regresa sin cambiar nada.
5. Espera a que el botón deje de decir «Importando…». Sale «Respaldo importado» con «Se restauraron … archivos.».
6. Pulsa Recargar la empresa (o Listo) para ver la empresa con los datos del respaldo.

Después de importar, en el mismo aviso:

• «La FIEL no viaja en el respaldo: vuelve a cargarla en "Datos de la empresa"…» sale si en esta computadora la empresa no tiene la e.firma completa. Cárgala como en una empresa nueva; ver Cargar la e.firma en una empresa.
• «Si este equipo usa otro servidor de CONTPAQi, revisa ahí mismo la conexión.» La base de la empresa y el Index del ADD sí vienen en el respaldo. Si esta computadora se conecta a otro SQL Server, revísalos en Empresa → Datos de la empresa…, sección Conexión CONTPAQi (esta empresa), y pulsa Probar conexión. Ver La base de la empresa.

Sólo se importa en la misma empresa

• El respaldo sólo entra en la empresa de la que salió, con el mismo RFC. Si eliges el de otra, sale «El respaldo es de … y esta empresa es …. Un respaldo sólo se importa en la empresa de la que salió.». Para usar la configuración contable de una empresa en otra, ver Copiar la configuración de otra empresa.
• La empresa tiene que estar activa en tu cuenta. Si la eliminaste y la vuelves a dar de alta, se cobra como empresa nueva y empieza vacía; después puedes importar su respaldo.
• Si el respaldo se hizo con una versión de Auxil-IA más nueva que la tuya, puede salir «El respaldo se creó con una versión más nueva de Auxil-IA. Actualiza la aplicación antes de importarlo.». Busca la versión nueva en Archivo → Buscar actualizaciones… y vuelve a importarlo.

Importar reemplaza, no junta

Importar no mezcla lo que hay en esta computadora con lo que trae el respaldo: deja la empresa exactamente como estaba cuando se exportó. Lo único que se queda de esta computadora es la e.firma, si ya estaba cargada.

Por eso:

• Importa siempre el respaldo más reciente. Lo que se hizo en la empresa después de exportarlo no viene en él.
• Después de exportar, deja de trabajar esa empresa en la computadora anterior. Lo que hagas ahí ya no llega a la nueva.
• No sirve para juntar el trabajo de dos personas. Si dos contadores trabajaron la misma empresa en lugares distintos, el respaldo de uno borra lo del otro. Ver Dos personas y la misma empresa.
• Cuidado con un respaldo viejo. Si importas un respaldo de antes de contabilizar algún mes, Auxil-IA no sabe de las pólizas que generó después de esa fecha. Antes de volver a contabilizar esos meses, revisa en CONTPAQi cuáles ya están registradas, para no duplicarlas.

Lo que había antes no se pierde del todo: Auxil-IA guarda una copia aparte (ver La copia de lo que había antes).

La copia de lo que había antes

Al importar, Auxil-IA guarda aparte, en tu computadora, una copia de lo que la empresa tenía antes y te lo dice en el aviso: «Lo que había antes en este equipo se conservó en …».

• Lleva la e.firma que la empresa tenía en esta computadora.
• Se borra al eliminar la empresa, junto con todo lo demás que Auxil-IA tiene de ella en esta computadora. Ver Eliminar una empresa.
• Si la empresa estaba vacía (por ejemplo, en una computadora nueva), el aviso sale igual, pero la copia no tiene nada que te sirva.
• No hay botón para regresar a esa copia ni para borrarla. Si necesitas regresar a ella, o borrarla sin eliminar la empresa, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com.

Cambiar de computadora, paso a paso

Tu cuenta y tu lista de empresas te siguen a cualquier computadora; los datos de cada empresa no. En la computadora nueva las empresas aparecen en Empresas, pero vacías, hasta que importas su respaldo.

En la computadora anterior:

1. Exporta el respaldo de cada empresa (ver Exportar el respaldo) y cópialos a una memoria USB o a una carpeta de red.
2. Desde ese momento, deja de trabajar esas empresas ahí.

En la computadora nueva:

3. Revisa que cumpla lo de Antes de instalar, sobre todo que tenga CONTPAQi Contabilidad instalado. Si no lo tiene, Auxil-IA no puede trabajar ahí.
4. Instala Auxil-IA desde tu cuenta en www.auxil-ia-atcp.com y entra con el mismo correo y contraseña. Ver Instalación y primer arranque.
5. Captura los datos de CONTPAQi de esta computadora en Configuración → CONTPAQi: tu usuario de CONTPAQi y los de SQL Server. Pulsa Guardar SQL y Probar conexión SQL. Ver Conectar CONTPAQi.
6. En Empresas, abre la primera empresa, ve a Empresa → Respaldo… e importa su respaldo (ver Importar un respaldo). Hazlo antes de trabajar la empresa en esta computadora: lo que hagas antes se reemplaza con el respaldo.
7. Carga la e.firma en Empresa → Datos de la empresa…, sección Firma Electrónica (FIEL). Ver La e.firma.
8. En la misma ventana, sección Conexión CONTPAQi (esta empresa), revisa la base y el Index del ADD, que vienen en el respaldo, y pulsa Probar conexión. Si la base dice «(no está en la instancia)», elige la correcta.
9. Repite los pasos 6 a 8 con cada empresa.
10. Si habías cambiado tus preferencias (tema, atajos, Ayudar a mejorar Auxil-IA), vuelve a ajustarlas en Configuración.

Si al probar la conexión de una empresa que todavía no tiene catálogo se abre la ventana Autoconfigurar de la configuración asistida, y vas a traer esa empresa con su respaldo, no la inicies: ciérrala e importa primero el respaldo. La configuración de la empresa viene en él.

Si intentas dar de alta otra vez una empresa que ya tienes, sale «… ya está en tu cuenta…». No la des de alta: se cobraría dos veces. Ábrela de la lista e importa su respaldo. El mensaje dice «Configuración → Respaldo», pero el respaldo está en el menú Empresa → Respaldo…. Ver Ya está en tu cuenta.

La computadora anterior:

• No uses Eliminar empresa para limpiarla. Eliminar una empresa la quita de tu suscripción y deja de aparecer en todas tus computadoras. Ver Eliminar una empresa.
• Lo que trabajaste se queda en tu usuario de Windows de esa computadora. Si la vas a dar de baja o entregar a otra persona, pide a quien administra tus equipos que borre antes tu usuario de Windows.

Si tu computadora se descompuso o la formatearon

Si tienes respaldo, sigue Cambiar de computadora, paso a paso desde el paso 3, con el respaldo más reciente de cada empresa. Recuperas la empresa como estaba al exportarlo.

Si no tienes respaldo, lo que Auxil-IA tenía en esa computadora se perdió, pero lo que escribió en CONTPAQi sigue ahí: las pólizas, las cuentas, los clientes y proveedores, y los XML del ADD. La empresa aparece vacía y se trabaja como una empresa nueva:

• Liga la empresa a su base de CONTPAQi y vuelve a configurarla. Al probar la conexión, Auxil-IA te ofrece la configuración asistida, que la configura a partir de tu historial en CONTPAQi. Ver también El panel de Configuración, paso por paso.
• Trae las facturas del ADD y vuelve a cargar los estados de cuenta de los meses que necesites.
• Antes de contabilizar un mes que ya habías registrado, revisa en CONTPAQi qué pólizas ya existen: Auxil-IA ya no sabe cuáles generó y podría duplicarlas.

Este respaldo no es el de CONTPAQi

El respaldo de Auxil-IA lleva lo que Auxil-IA tiene de la empresa. No lleva tu empresa de CONTPAQi: el catálogo, las pólizas y el ADD de CONTPAQi están en CONTPAQi. Lo que el respaldo trae de las pólizas es el registro de cuáles generó Auxil-IA, no las pólizas.

• Respalda tus empresas de CONTPAQi aparte, desde CONTPAQi, como siempre lo haces. Sobre todo antes de que Auxil-IA escriba pólizas por primera vez; ver CONTPAQi Contabilidad.
• Uno no sustituye al otro. Importar el respaldo de Auxil-IA no cambia nada en CONTPAQi, y restaurar un respaldo de CONTPAQi no cambia nada en Auxil-IA.

Si algo falla con el respaldo

• «El archivo no es un respaldo de Auxil-IA»: elegiste otro archivo .zip. Busca el que se llama Respaldo_AuxilIA_….
• «El respaldo está dañado…» o «El respaldo está incompleto: no trae la configuración de la empresa.»: el archivo se dañó al copiarlo o está incompleto. Vuelve a copiarlo o exporta uno nuevo en la computadora de origen.
• «El respaldo trae rutas inválidas y no se importó.»: el archivo se modificó después de exportarlo. Usa el original.
• «No se encontró el archivo …»: el archivo se movió o la memoria USB se desconectó. Vuelve a elegirlo.
• «El respaldo es de … y esta empresa es ….»: ver Sólo se importa en la misma empresa.
• «El respaldo se creó con una versión más nueva de Auxil-IA…»: actualiza Auxil-IA en Archivo → Buscar actualizaciones… y vuelve a importarlo.
• «No se pudo reemplazar la empresa porque algunos de sus archivos están abiertos…»: algo de la empresa sigue trabajando, como un matching o una descarga. Espera a que termine, o cierra Auxil-IA, ábrela e importa de nuevo. El mensaje termina con «No se cambió nada.»: la empresa quedó como estaba.

Si nada de esto lo resuelve, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com con el mensaje exacto; ver Cuando escribas a soporte.