Varios usuarios y Escritorio remoto

En un despacho, varias personas pueden trabajar con Auxil-IA con una sola cuenta, cada una en su computadora o en su sesión de un servidor. Este capítulo explica qué comparten y qué tiene cada quien aparte, cómo dejar listo un servidor con Escritorio remoto, por qué conviene un usuario de CONTPAQi por contador y cómo repartir y pasarse las empresas sin duplicar trabajo.

Una cuenta para todo el despacho

• El despacho tiene una sola cuenta, la que se creó en www.auxil-ia-atcp.com. Todos entran a la app con el mismo correo y la misma contraseña: la cuenta no tiene usuarios por persona.
• Se cobra por empresa (RFC), no por usuario ni por computadora. Diez empresas se pagan igual si las trabaja una persona o cinco. Ver Se cobra por empresa.
• Lo que permite el contrato de licencia: instalar Auxil-IA en las computadoras que razonablemente necesiten las personas de tu organización que llevan esas empresas, y usarla para dar servicio a tus clientes, siempre que cada RFC que proceses esté dado de alta en tu cuenta. El contrato completo está en www.auxil-ia-atcp.com/legal/eula.
• Todos ven la misma lista de empresas, con su plan, y comparten el cupo de tokens de IA de cada empresa, la use quien la use.

Quien entra con la cuenta puede hacer todo: dar de alta empresas (y se cobran), eliminarlas (y salen de la suscripción), cambiar planes, comprar tokens y administrar la facturación. Comparte la contraseña sólo con quienes trabajan en el despacho.

Varias computadoras con la misma cuenta

Puedes usar la misma cuenta en las computadoras que necesites.

• Las empresas son las mismas en todas; los datos de cada una, no. Las facturas, los estados de cuenta, el matching, la configuración y las pólizas generadas se quedan en la computadora donde se trabajaron y no se copian solos a las demás. En otra computadora, la empresa aparece vacía.
• Para llevar una empresa de una computadora a otra se usa su respaldo. Ver Respaldo y cambio de equipo.
• Cada computadora tiene lo suyo: los datos de Configuración → CONTPAQi (SDK), la e.firma de cada empresa y tus preferencias de la app se capturan en cada una.

Lo que cada contador tiene aparte

Cada persona que trabaja con su propio usuario de Windows, en su computadora o en su sesión de un servidor, tiene aparte:

• Los datos de las empresas que trabaja: facturas, estados de cuenta, matching, configuración y el registro de las pólizas que generó.
• Sus datos de CONTPAQi: su usuario y contraseña de CONTPAQi y los de SQL Server, en Configuración → CONTPAQi.
• Las e.firmas que cargó, protegidas con su usuario de Windows. Ver Dónde se guarda.
• Sus preferencias: tema, atajos de teclado y Ayudar a mejorar Auxil-IA.

Otro contador no ve nada de esto desde su sesión. Si abre una empresa que tú trabajas, la ve vacía.

Lo que sí comparten: la cuenta (la lista de empresas, los planes y los tokens) y CONTPAQi, con sus empresas: las pólizas que Auxil-IA escribe desde cualquier sesión quedan en la misma empresa de CONTPAQi para todos.

Un servidor con Terminal Server o Escritorio remoto

Si en tu despacho los contadores entran a un servidor con Escritorio remoto (Terminal Server), cada quien trabaja en su sesión como si fuera su propia computadora:

1. Cada contador entra con su propio usuario de Windows. No compartan un usuario de Windows entre dos personas: tendrían los mismos datos y las mismas contraseñas, y no deben abrir Auxil-IA al mismo tiempo.
2. Cada quien instala Auxil-IA en su sesión. El instalador la instala para el usuario de Windows que lo corre. Ver Instalar. Al abrirla la primera vez, a la pregunta «¿Cómo vas a usar Auxil-IA en esta computadora?» se contesta Trabajar aquí con CONTPAQi.
3. Cada quien entra con la cuenta del despacho y, en su sesión, captura sus datos en Configuración → CONTPAQi. Ver Si trabajan varios contadores en el mismo servidor.
4. Cada quien carga la e.firma de las empresas que lleva, en su sesión.
5. Google Chrome, que se usa para la Opinión de Cumplimiento del IMSS, se instala una vez para todos los usuarios del servidor. Pídeselo a quien lo administra. Ver Google Chrome no detectado.

Tres cosas más:

• Cada instalación se actualiza por su lado. Cada contador ve el aviso de versión nueva en su sesión y la instala ahí. Ver Actualizaciones.
• Auxil-IA abre una sola vez por usuario. Si la abres cuando ya está abierta, no se abre otra: sale al frente la ventana que ya tenías, aunque estuviera minimizada. Cada contador, en su sesión del servidor, abre la suya. Lo que Auxil-IA no detecta es el mismo usuario de Windows en dos conexiones de Escritorio remoto a la vez: no lo hagas.
• El PDF de los invoices en las pólizas. Con Asociar invoices a las pólizas en CONTPAQi encendido, como viene, pon una Carpeta de anexos compartida en cada empresa: en la carpeta de la empresa, el PDF sólo lo abre desde CONTPAQi el usuario de Windows que contabilizó. Ver La carpeta de anexos.

Trabajar desde tu laptop con el Auxil-IA del servidor

Plan Pro Si CONTPAQi está en un servidor al que entras por Escritorio remoto, puedes trabajar con Auxil-IA desde tu laptop con Windows sin entrar al servidor: la laptop controla el Auxil-IA de tu sesión del servidor, que es el que trabaja con CONTPAQi y guarda los datos.

1. En el servidor, en tu sesión, Auxil-IA trabaja con CONTPAQi como siempre. Ahí, en Auxiliares → el ícono del teléfono (Dispositivos) → Vincular un dispositivo, sale el código para vincular.
2. En la laptop, instala Auxil-IA y, cuando pregunte «¿Cómo vas a usar Auxil-IA en esta computadora?», elige Controlar otra PC.
3. Entra con la cuenta del despacho y, en PCs vinculadas, escribe el código.

Desde la laptop tienes toda la app, pero lo que hace (cargar, contabilizar, escribir en CONTPAQi) lo hace tu sesión del servidor. Más detalle en Otra computadora con Windows como control.

Cada sesión del servidor es una PC distinta. Para Auxil-IA, la sesión de cada contador es su propia PC, con sus empresas y sus auxiliares. Vincula tu laptop a tu sesión, con el código que sale en ella, no a la de un compañero. Para distinguirlas, la PC de cada sesión se llama como el servidor y el usuario de Windows, por ejemplo «SERVIDOR · ana». Las sesiones que ya trabajaban con Auxil-IA antes conservan su nombre; se cambia en Dispositivos, con el lápiz junto al nombre.

Dejar Auxil-IA abierto en el servidor

Para que tu laptop, tu iPhone o tu Mac trabajen con tu sesión del servidor, y para que corran tus rutinas, Auxil-IA tiene que quedar abierto en esa sesión. Al terminar en el servidor:

• Desconéctate, no cierres la sesión. Cierra la ventana de Escritorio remoto con la X de la barra de conexión de arriba: la sesión queda desconectada y Auxil-IA sigue abierto ahí. Cerrar sesión de Windows cierra Auxil-IA.
• No cierres Auxil-IA en el servidor.

Si Auxil-IA no está abierto en tu sesión (la cerraste, se cerró la sesión o el servidor se reinició), la laptop dice «La PC «…» no está conectada. Abre Auxil-IA en ella para seguir trabajando desde esta computadora.». Entra al servidor por Escritorio remoto, abre Auxil-IA y vuelve a desconectarte.

Si en el servidor hay una regla que cierra las sesiones desconectadas después de un tiempo, pide a quien lo administra que no aplique a tu usuario.

El permiso de administrador en un servidor

Cada vez que se abre Auxil-IA, Windows pide permiso de administrador, porque CONTPAQi lo exige (ver El permiso de administrador). En un servidor:

• Si el usuario de Windows del contador es administrador del servidor, Windows sólo pregunta y se contesta Sí. Auxil-IA trabaja con el usuario del contador y sus datos quedan aparte.
• Si no lo es, Windows pide el usuario y la contraseña de un administrador, y la app se abre como ese administrador. Si varios contadores autorizan la app con la misma cuenta de administrador, sus empresas, sus datos de CONTPAQi y sus e.firmas podrían quedar juntos en esa cuenta, y dejarían de estar aparte.

Lo recomendable es que el usuario de Windows de cada contador tenga permiso de administrador en el servidor. Si en tu despacho no es posible, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com antes de empezar a trabajar así.

Un usuario de CONTPAQi por contador

Auxil-IA entra a CONTPAQi con el usuario que capturas en Configuración → CONTPAQi, casi siempre SUPERVISOR. CONTPAQi no permite que Auxil-IA use ese mismo usuario desde dos sesiones a la vez.

• Si dos contadores del mismo servidor usan el mismo usuario de CONTPAQi, el segundo espera a que el primero termine lo que Auxil-IA está haciendo en CONTPAQi (leer el catálogo, dar de alta cuentas o clientes, escribir pólizas). Si la espera se alarga, sale «Otro usuario está usando CONTPAQi en este momento. Espera unos segundos e intenta de nuevo.». Vuelve a intentarlo en un momento.
• Con un usuario de CONTPAQi para cada contador, cada quien trabaja sin esperar al otro. Pide a quien administra CONTPAQi que dé de alta uno por contador, con permiso para capturar pólizas y dar de alta cuentas, clientes y proveedores en las empresas que lleva. Cada quien lo captura en su sesión.
• El usuario de SQL Server sí puede ser el mismo para todos, normalmente sa.

Si el mensaje sale cuando nadie más está trabajando, ver Otro usuario está usando CONTPAQi en este momento.

Repartir el trabajo por empresa

La forma de trabajar varias personas es repartirse las empresas: cada empresa la lleva una persona, en un solo lugar (su computadora o su sesión del servidor). Ahí quedan sus facturas, sus estados de cuenta, su matching, su configuración y el registro de lo que ya se contabilizó.

• Todos ven todas las empresas en la lista, pero sólo quien la trabaja tiene sus datos. Si abres una empresa que lleva otro y la ves vacía, no empieces a trabajarla: pídela con su respaldo (ver Pasarle una empresa a otro contador).
• Al empezar con Auxil-IA, decidan quién lleva cada empresa antes de darlas de alta y configurarlas. Así cada empresa se configura una sola vez, en la sesión de quien la va a llevar.
• Si varias empresas se configuran parecido, quien las lleva puede copiar la configuración de una a otra en su sesión. Ver Copiar la configuración de otra empresa.

Dos personas y la misma empresa

Una empresa no se trabaja en dos lugares a la vez. Cada computadora, y cada sesión de un servidor, lleva por su lado qué se asoció en el matching y qué se contabilizó, y no sabe lo que hizo la otra:

• Se pueden duplicar pólizas en CONTPAQi. Si dos personas contabilizan el mismo mes desde dos lugares, cada una puede generar las suyas.
• El trabajo no se junta. Importar un respaldo reemplaza lo que había; no mezcla el trabajo de dos personas (ver Importar reemplaza, no junta).

Si dos personas necesitan la misma empresa, que se la pasen con su respaldo: mientras uno la trabaja, el otro no la toca.

Si alguien sólo necesita revisarla (por ejemplo, el titular del despacho), puede importar el respaldo en su sesión y consultarla, siempre que no contabilice ni dé de alta nada en CONTPAQi desde ahí. Esa copia no se actualiza sola: para revisar de nuevo, que importe el respaldo más reciente.

Pasarle una empresa a otro contador

Para que otro contador tome una empresa que llevabas tú:

1. Tú: abre la empresa, ve a Empresa → Respaldo… y pulsa Exportar respaldo. Guárdalo en una carpeta que el otro contador pueda abrir, como una carpeta compartida del despacho. Ver Exportar el respaldo.
2. Tú: deja de trabajar esa empresa.
3. El otro contador: abre la empresa en su sesión, ve a Empresa → Respaldo…, pulsa Elegir respaldo…, elige el archivo y pulsa Importar. Ver Importar un respaldo.
4. El otro contador: carga la e.firma de la empresa en Empresa → Datos de la empresa…, sección Firma Electrónica (FIEL): no viaja en el respaldo. Ver La e.firma.

Para regresarla, lo mismo al revés, siempre con el respaldo más reciente.

Cuando alguien se va del despacho o cambia de cartera

Los datos de las empresas que trabajaba esa persona están en su usuario de Windows. Antes de que se borre su usuario:

1. Exporten el respaldo de cada empresa que llevaba e impórtenlo en la sesión de quien la va a tomar (ver Pasarle una empresa a otro contador). Si su usuario de Windows se borra antes, lo que trabajó en Auxil-IA se pierde; lo que ya escribió en CONTPAQi se queda.
2. No eliminen sus empresas en Auxil-IA. Eliminar empresa no le quita la empresa a una persona: la quita de la suscripción del despacho, para todos. Ver Eliminar una empresa.
3. Si conocía la contraseña de la cuenta, cámbienla en www.auxil-ia-atcp.com con ¿Olvidaste tu contraseña?. Los demás tendrán que entrar con la nueva cuando la app se la pida.
4. Pidan a quien administra sus equipos que dé de baja su usuario de Windows y, si tenía uno propio, su usuario de CONTPAQi.

Escritorio remoto a tu propia computadora

Si desde tu casa te conectas por Escritorio remoto, o con un programa de control remoto, a tu computadora de la oficina, trabajas en esa computadora con tu usuario de siempre: ves los mismos datos y no hay que instalar nada más. Lo que cuenta es en qué computadora y con qué usuario de Windows se abre Auxil-IA, no desde dónde te conectas.