El cierre del mes, de principio a fin

Este capítulo junta en un solo lugar el trabajo de un mes para una empresa: qué va primero, qué depende de qué y qué puedes adelantar mientras esperas a tu cliente o al SAT. Cada paso tiene su propio capítulo con el detalle; aquí está el orden, las razones del orden y, al final, una lista para palomear.

Antes del primer mes

Una sola vez por empresa:

• La configuración completa. En la pestaña Periodos, el panel Configuración tiene que decir «Ya puede generar pólizas. Lo que queda abajo no lo impide.» o «Todo listo. Esta empresa ya puede generar pólizas.». Ver El panel de Configuración, paso por paso.
• La e.firma, si vas a bajar las facturas del SAT o quieres la Constancia y las opiniones de cumplimiento al día. Sin ella puedes cerrar el mes igual. Ver La e.firma.
• Un respaldo de la empresa en CONTPAQi antes de que Auxil-IA escriba pólizas por primera vez, como antes de cualquier proceso que registre pólizas en lote.

El orden en resumen

Cada mes, en cada empresa:

1. El periodo. Crea el mes en Periodos (Ctrl+1) y elígelo como mes de trabajo. Ver Periodos.
2. Las facturas. Trae los CFDIs emitidos y recibidos en Facturas (Ctrl+3). Ver Facturas.
3. Los estados de cuenta. Cárgalos en Carga de Documentos → Estados de Cuenta (Ctrl+4). Ver Estados de cuenta.
4. Los acuses. Carga los acuses de impuestos en Carga de Documentos → Acuses Federales. Ver Acuses y declaraciones.
5. El matching. Pulsa Ejecutar Matching en Matching (Ctrl+5). Auxil-IA resuelve sola lo seguro y te deja los casos dudosos. Ver Matching.
6. Contabilizar. Genera las provisiones y las conciliaciones en Contabilizar (Ctrl+6). Las pólizas quedan en CONTPAQi. Ver Contabilizar.
7. El cierre del periodo. Plan Pro, sólo personas morales. Las determinaciones de IVA, ISR y retenciones. Ver Cierre del periodo.
8. El cumplimiento. Revisa que la Constancia y las opiniones del SAT y del IMSS estén al día. Ver Cumplimiento SAT e IMSS.

La app no te obliga a seguir este orden, pero algunos pasos necesitan lo de otros. Ver Qué depende de qué.

Qué depende de qué

Lo que puedes adelantar en paralelo

Casi nunca tienes todo el mismo día. Mientras esperas:

• Facturas y estados de cuenta, en el orden en que lleguen. Si los estados de cuenta llegan primero, cárgalos; las facturas pueden venir después.
• Las provisiones no esperan al matching. Salen de las facturas: en cuanto tengas los CFDIs del mes, puedes provisionar ventas, compras y gastos.
• La provisión de impuestos, en cuanto tengas el SIPARE y el acuse del ISN del mes.
• Las validaciones, mientras sigue el matching: mandas el Excel a tu cliente y sigues con lo demás. Ver Pedirle información a tu cliente.
• Las conciliaciones por partes. Puedes conciliar lo que ya está resuelto y volver por lo que siga en revisión cuando tu cliente te conteste.
• El cumplimiento, cuando quieras. Además, Auxil-IA actualiza sola la Constancia y las opiniones viejas cuando abres la empresa.

El periodo

El periodo es el mes contra el que cargas estados de cuenta, corres el matching y contabilizas.

• Créalo en Periodos: Crear primer año si la empresa no tiene ninguno; si ya tiene el año, el + del recuadro Periodos de ese año. Ver Periodos.
• Elígelo como mes de trabajo con los selectores de año y mes de la barra de la empresa, en Carga de Documentos, Matching o Contabilizar, o pulsando el mes en Periodos. Es uno solo para las tres pestañas.

Si el mes que buscas no sale en los selectores, todavía no existe: créalo en Periodos.

Las facturas del mes

En Facturas (Ctrl+3; en la barra lateral, ADD):

• Del ADD de CONTPAQi: Conexión al ADD → Obtener del ADD, por rango de meses. Es lo más rápido.
• Del SAT: Descargar del SAT, con la e.firma. Puede tardar de minutos a horas si el SAT está saturado; la descarga sigue sola y la ves en Actividad del SAT.
• XML sueltos o un ZIP: Cargar Facturas.
• Facturas del extranjero: Cargar Invoices.
• Cancelaciones: Verificar estatus en SAT revisa si alguna factura que ya tienes se canceló. Conviene correrlo antes de provisionar.

Trae emitidas y recibidas, con sus complementos de pago y los CFDIs de nómina: todos se usan en el matching. Volver a traer facturas que ya tienes no las duplica. Ver Facturas.

Los estados de cuenta

En Carga de Documentos → Estados de Cuenta (Ctrl+4), con el mes elegido, pulsa Cargar Estado de Cuenta.

• Todas las cuentas del mes: bancos, tarjetas de crédito e inversiones. Para que Auxil-IA empareje un traspaso entre tus cuentas, carga los estados de cuenta de las dos.
• Que cuadre. Revisa que cada estado de cuenta cuadre contra sus saldos antes de guardarlo; lo que se guarde mal se arrastra al matching y a las pólizas.

Ver Estados de cuenta y Bancos y formatos soportados.

Los acuses de impuestos

En Carga de Documentos → Acuses Federales:

• Acuses Federales (ISR/IVA): los acuses de las declaraciones provisionales. Sirven para que el matching asocie el pago con su acuse y la conciliación de egresos registre el pago con su desglose (ISR, IVA y retenciones).
• SIPARE: las cuotas del IMSS, SAR e INFONAVIT. Sirven para la provisión de impuestos y para asociar su pago.
• Acuses ISN y RTP: el impuesto sobre nóminas y el RTP de Jalisco, cada uno por separado. Igual que el SIPARE.

Cuidado con el mes. Los impuestos de un mes se pagan en el siguiente: el acuse de agosto lo presentas y lo pagas en septiembre, así que el cargo del banco sale en el estado de cuenta de septiembre. Auxil-IA guarda cada acuse en el mes que declara, sin importar qué mes tengas elegido. Para que el pago de septiembre se asocie con su acuse, el acuse de agosto tiene que estar cargado cuando corras el matching de septiembre. Con el SIPARE y el ISN pasa lo mismo: el de agosto sirve para la provisión de impuestos de agosto y para asociar su pago en septiembre.

Plan Pro Puedes bajar del portal del SAT las declaraciones y los acuses que ya presentaste con Descargar del SAT, en la misma pestaña. En personas físicas trae las mensuales del portal nuevo y la anual: ver En personas físicas.

Ver Acuses y declaraciones.

El matching

En Matching (Ctrl+5), con el mes elegido, pulsa Ejecutar Matching:

• Lo seguro lo resuelve sola. Queda en ✓ Auto y ya cuenta como resuelto. Si quieres, lo revisas por muestreo.
• Lo dudoso te lo consulta. Queda en ◐ Revisar con sus candidatas y la razón por la que no se decidió. Ahí eliges la correcta o lo clasificas sin factura.
• Lo que no tiene factura (un préstamo, un traspaso, un gasto no deducible, un depósito que nadie reconoce) se clasifica en Otros.

No tienes que revisar uno por uno lo que quedó en Auto. Tu trabajo está en lo que quedó en Revisar y en Pendiente.

Si después cargas más estados de cuenta, facturas o acuses, vuelve a correrlo con Reejecutar Matching → Conservar asociaciones: deja lo que ya está resuelto y busca para lo demás.

Plan Pro Antes de correrlo puedes darle a Auxil-IA la relación de facturas y movimientos que te mandó tu cliente, o contarle lo que el estado de cuenta no dice. Ver Con el plan Pro.

Ver Matching y Los casos dudosos.

Pedirle información a tu cliente

Lo que ni tú ni Auxil-IA pueden explicar con los documentos (un depósito sin factura, un retiro que no reconoces) se le pregunta al cliente. En Matching → Validaciones armas un Excel con esos movimientos y columnas vacías para que tu cliente anote la factura, el concepto o una nota. Pulsa Generar Validación Excel y mándaselo.

Mientras te contesta, sigue con lo demás: provisiona y concilia lo que ya está resuelto. Cuando te regrese el Excel, resuelve esos movimientos en el matching y concilia lo que faltaba.

Los Excel que generaste quedan en el Historial de Validaciones de esa pestaña y en el detalle del mes, en Periodos. Ver Pedirle información a tu cliente.

Las provisiones

En Contabilizar (Ctrl+6), tarjeta Provisiones. Son pólizas de diario que registran la obligación cuando nace, con la factura, sin esperar al dinero:

• Provisión de Ventas: las facturas que emitió la empresa.
• Prov. de Compras y Gastos: las facturas que recibió.
• Prov. de Compras del Extranjero: los invoices de proveedores del extranjero.
• Provisión de Impuestos: las cuotas del IMSS (del SIPARE) y el impuesto sobre nóminas (del acuse de ISN) del mes. El ISR no se provisiona aquí: ver El cierre del periodo.

No dependen del matching. Puedes provisionar en cuanto tengas las facturas.

Excepciones: si configuraste a un cliente o proveedor como Directo al gasto o Directo al ingreso, o tienes prendido Provisionar en la póliza de conciliación, esas facturas no se provisionan aquí: se registran al conciliar. Ver Contabilizar.

Una factura cancelada después de provisionarla: si Verificar estatus en SAT encuentra que se canceló, en Provisiones aparece la pestaña Cancelaciones, con Generar Póliza de Cancelación.

Las conciliaciones

En Contabilizar, tarjetas Conciliación de Ingresos y Conciliación de Egresos. Son las pólizas de ingresos y egresos que registran el movimiento del banco: el cobro cancela la cuenta por cobrar del cliente y el pago la cuenta por pagar al proveedor, y el IVA pasa de no cobrado a cobrado o de pendiente a pagado.

• Necesitan el matching: entran los movimientos resueltos (Auto, Confirmado, Sin Factura, traspasos, acuses, comisiones). Lo que sigue en Revisar o Pendiente no se contabiliza hasta que lo resuelvas.
• No necesitan el matching terminado. Concilia lo que ya está y regresa por el resto.
• Conviene tener antes las provisiones, porque la conciliación cancela lo que la provisión dejó en clientes y proveedores. Un cobro de este mes puede ser de una factura de un mes anterior, que ya se provisionó en su mes.
• El pago de impuestos se registra con su desglose si en el matching quedó asociado a su acuse. Antes de conciliarlo, revisa en Contabilizar el recuadro Retenciones Detectadas: compara lo declarado en el acuse con el saldo de cada cuenta de retención en CONTPAQi.

Antes de escribir, Auxil-IA revisa que tu configuración alcance y te dice qué falta, factura por factura. Ver Contabilizar y No se puede contabilizar.

El cierre del periodo

Plan Pro Sólo personas morales En Contabilizar, tarjeta Cierre del Periodo:

• Determinación de IVA: salda el IVA trasladado cobrado contra el acreditable pagado del mes, a IVA por pagar o a favor.
• Determinación de ISR: provisiona el ISR del mes y aplica los saldos a favor de periodos anteriores.
• Determinación de Retenciones: las retenciones del mes por tipo.

Va después de las conciliaciones. El IVA trasladado cobrado y el acreditable pagado llegan a la contabilidad con las conciliaciones, y el cierre compara lo que calcula desde tus CFDIs contra los saldos de tu contabilidad. Si te faltan conciliaciones, no van a cuadrar.

Cada impuesto avanza en cuatro pasos: Determinado, Saldado en la contabilidad (IVA) o Provisionado en la contabilidad (ISR), Declarado en el SAT y Pagado. En el IVA y el ISR, el tercero se marca cuando cargas o bajas la declaración de ese mes; el acuse solo no basta. En las retenciones, con el acuse del mes que trae esa retención. El cuarto, cuando el pago queda asociado a su acuse en el matching, que normalmente es el del mes siguiente. Ver Cierre del periodo.

Sin plan Pro, o en personas físicas, Auxil-IA no hace la provisión del ISR ni el saldo del IVA del mes: regístralos en CONTPAQi como lo haces hoy. La conciliación del pago de esos impuestos sí la hace.

La Constancia y las opiniones de cumplimiento

No son parte del registro contable del mes, pero conviene revisarlas en cada cierre:

• Auxil-IA las actualiza sola cuando abres la empresa y ya están viejas, si tiene la e.firma.
• En Inicio ves qué empresas tienen las opiniones del SAT y del IMSS positivas y la fecha límite del pago de impuestos del mes.
• Si una sale negativa, se corrige ante el SAT o el IMSS.

Ver Cumplimiento SAT e IMSS.

Reportes y papeles de trabajo

Plan Pro Con el mes contabilizado:

• Reportes: balanza de comprobación, auxiliares y estados financieros, en el menú Reportes. Ver Reportes.
• Sólo personas morales Papeles de Trabajo (Ctrl+7): saldos a favor de IVA y pérdidas fiscales. Ver Papeles de trabajo.

Si llegan documentos después

• Más facturas: tráelas igual que las primeras; las que ya tenías no se duplican. Provisiona las nuevas y vuelve a correr el matching con Conservar asociaciones.
• Más estados de cuenta o acuses: cárgalos y vuelve a correr el matching con Conservar asociaciones.
• Una factura que se canceló: Verificar estatus en SAT y, si ya estaba provisionada, Provisiones → Cancelaciones.
• Una póliza que ya no debe quedar así: bórrala o edítala desde el listado de pólizas de Contabilizar, o en CONTPAQi. Mandar un movimiento a pendientes en el matching tampoco borra su póliza.

Lista para palomear

Para cada empresa, cada mes:

• El mes está creado en Periodos y es el mes de trabajo.
• Facturas emitidas y recibidas del mes, con complementos de pago y nómina.
• Facturas del extranjero (invoices), si las hay.
• Verificar estatus en SAT corrido sobre el mes.
• Estados de cuenta de todas las cuentas: bancos, tarjetas e inversiones, cuadrados.
• Acuses federales del mes anterior, para asociar su pago en este mes.
• SIPARE y acuses de ISN del mes, si la empresa tiene nómina.
• Matching corrido, sin movimientos en Revisar ni en Pendiente.
• Validación enviada al cliente, y contestada, si hubo movimientos que no se podían explicar.
• Provisión de ventas, de compras y gastos y, si aplica, del extranjero.
• Provisión de impuestos (IMSS e ISN), si aplica.
• Conciliación de ingresos.
• Conciliación de egresos, con el pago de impuestos y las Retenciones Detectadas sin diferencias.
• Plan Pro, personas morales. Cierre del periodo: determinación de IVA, de ISR y de retenciones.
• Opiniones del SAT y del IMSS positivas, o en revisión con la autoridad.
• Plan Pro Balanza y estados financieros revisados.