La e.firma

La e.firma (antes FIEL) es lo que le permite a Auxil-IA hacer trámites con el SAT y el IMSS a nombre de la empresa: bajar sus CFDIs, su Constancia, sus opiniones de cumplimiento y sus declaraciones. No es obligatoria: sin ella puedes contabilizar igual. Se carga una vez por empresa y por computadora, y Auxil-IA te avisa cuando está por vencer.

Para qué la usa Auxil-IA

• La descarga masiva de CFDIs del SAT, emitidos y recibidos, en Facturas → Descargar del SAT. Si bajas varias empresas en un mismo lote, cada una necesita su propia e.firma; las que no la tienen salen como «Sin FIEL configurada».
• La Constancia de Situación Fiscal y la Opinión de Cumplimiento del SAT, en la pestaña Periodos, también cuando Auxil-IA las actualiza sola. Ver Cumplimiento SAT e IMSS.
• La Opinión de Cumplimiento del IMSS. Auxil-IA entra con la e.firma al portal del IMSS; para eso necesita Google Chrome instalado. Ver La Opinión del IMSS y Google Chrome.
• Plan Pro Las declaraciones y los acuses del portal del SAT, en Carga de Documentos → Descargar del SAT, en personas morales y en personas físicas (ver En personas físicas). En personas morales, también el papel de trabajo de saldos a favor de IVA, que se arma con ellas. Ver Acuses y declaraciones.

Lo que funciona sin e.firma

• Las facturas, por otros caminos: traerlas del ADD de CONTPAQi con Facturas → Conexión al ADD → Obtener del ADD, o cargar los XML (o un ZIP) con Cargar Facturas. Ver Facturas.
• Verificar estatus en SAT, que revisa si cada CFDI sigue vigente o ya se canceló. La app lo marca como «Consulta directa al SAT (sin FIEL)».
• Todo lo demás: estados de cuenta, matching, contabilizar, catálogos y reportes.

En el panel Configuración de la pestaña Periodos, el paso e.firma (FIEL) queda pendiente, pero no impide generar pólizas: el panel lo dice con «Ya puede generar pólizas. Lo que queda abajo no lo impide.».

Sin e.firma, Auxil-IA no puede bajar la Constancia ni las opiniones de cumplimiento. Los acuses de tus declaraciones sí los puedes cargar a mano, en Carga de Documentos → Acuses Federales.

La e.firma no es el sello digital (CSD)

Las dos vienen como un archivo .cer, un archivo .key y una contraseña, y por eso se confunden. Para el SAT son cosas distintas:

Auxil-IA no distingue una de otra al cargarlas. Si cargas los archivos del sello, la contraseña puede aceptarse y el problema aparece hasta que intentas descargar del SAT. Si tienes duda de cuáles son, prueba entrar al portal del SAT con ellos: con la e.firma entras, con el sello no.

Tiene que ser la e.firma de la empresa, la de su RFC. En personas morales, la de la sociedad, no la del representante legal. Al subir el .cer, Auxil-IA revisa de qué RFC es; si es de otro, no lo guarda y dice «Esta e.firma es del RFC …, no de la empresa (RFC …). Carga la e.firma de esta empresa.». Si la e.firma guardada en la empresa es de otro RFC, ese mismo aviso sale en la pestaña Periodos, con Cambiarla →, y en Configuración de Empresa, debajo del .cer.

Qué contraseña te pide

La de la llave privada (.key) de la e.firma: la que definiste al tramitarla o al renovarla. No es la contraseña con la que entras al portal del SAT (la CIEC) ni la del sello digital. Distingue mayúsculas y minúsculas.

Cargar la e.firma en una empresa

1. Abre la empresa y abre Configuración de Empresa: el engrane de arriba a la derecha, o el menú Empresa → Datos de la empresa…. También llegas con Configurar FIEL → desde la pestaña Periodos.
2. En la pestaña Datos de la empresa, sección Firma Electrónica (FIEL):
   • Archivo .cer: pulsa «Seleccionar archivo .cer» y elige el certificado.
   • Archivo .key: pulsa «Seleccionar archivo .key» y elige la llave privada.
   • Contraseña de la FIEL: escribe la contraseña del .key.
3. Pulsa Guardar.

Al guardar, Auxil-IA sube primero los dos archivos y después revisa que la contraseña abra el .key y que el .key sea pareja del .cer. Al subir el .cer revisa también que sea de la empresa. Si todo está bien, sale «Configuración guardada». Al volver a abrir la ventana verás «fiel.cer cargado», «fiel.key cargado», «• Configurada» junto a la contraseña y «Vigente hasta el …» con la fecha de vencimiento.

Conviene saber:

• Nada se guarda hasta que pulsas Guardar. Elegir un archivo sólo muestra su nombre; Cancelar lo descarta.
• Si la contraseña no abre el .key, sale «Error al guardar configuración: La contraseña no abre el archivo .key de la e.firma…» y la ventana se queda abierta. Los archivos sí quedaron guardados; lo demás de esa pestaña (el nombre o la conexión con CONTPAQi, si los cambiaste) no. Corrige la contraseña y vuelve a pulsar Guardar.
• Si el .key no es pareja del .cer: «El .key no corresponde al .cer cargado. Revisa que ambos sean de la misma e.firma.».
• Si el .cer es de otro RFC: «Error al subir archivo .cer: Esta e.firma es del RFC …, no de la empresa (RFC …). Carga la e.firma de esta empresa.». No se guarda el .cer, ni el .key ni la contraseña que venían con él.
• Si capturas la contraseña antes de subir el .key, se guarda sin revisarla. Cuando subas el .key, Auxil-IA la revisa, y si no lo abre te lo dice debajo de Contraseña de la FIEL.

Cambiar los archivos de la FIEL

Para poner otro .cer o .key de la e.firma (al renovarla, o porque cargaste los equivocados):

1. En Configuración de Empresa → Datos de la empresa, sección Firma Electrónica (FIEL), pulsa el bote de basura junto a «fiel.cer cargado» y junto a «fiel.key cargado». Se borran en ese momento, sin preguntar, aunque después pulses Cancelar.
2. Elige el .cer y el .key nuevos.
3. Escribe en Contraseña de la FIEL la contraseña del .key nuevo, aunque sea la misma de antes. Así Auxil-IA la revisa contra el .key nuevo.
4. Pulsa Guardar.

Si subes archivos nuevos sin escribir la contraseña y la guardada no abre el .key nuevo, debajo de Contraseña de la FIEL sale «La contraseña no abre el archivo .key de la e.firma…» hasta que captures la correcta.

Cuándo vence y dónde te avisa

Auxil-IA lee la fecha de vencimiento del .cer. A partir de 60 días antes te avisa en estos lugares, todos dentro de la empresa:

• La barra de la empresa, arriba, junto al RFC: una llave con la fecha. Gris si está vigente, amarilla si faltan 60 días o menos, roja si ya venció. Pasa el cursor encima para leer el aviso: «La e.firma (FIEL) vence el …, en … días. Renuévala en el SAT antes: ya vencida no se puede renovar en línea.».
• La pestaña Periodos, sin mes elegido, en la tarjeta Documentos de Cumplimiento SAT: «La e.firma vence el …» con Ver →, o, ya vencida, «La e.firma venció el …: ya no se pueden bajar documentos del SAT ni del IMSS.» con Subir la nueva →.
• Configuración de Empresa, sección Firma Electrónica (FIEL): «Vigente hasta el …», «Vence el … (en … días)» o «Venció el …».
• El panel Configuración de la pestaña Periodos: ya vencida, el paso e.firma (FIEL) vuelve a quedar pendiente.

En la lista de Empresas y en Inicio no se ve. Si llevas varias empresas, fíjate en la llave de la barra cada vez que abras una.

Renovar la e.firma

Renuévala en el SAT antes de que venza. Mientras está vigente se renueva en línea, firmando con ella misma; al renovarla obtienes un .cer y un .key nuevos, con la contraseña que tú definas. Ya vencida, no se puede renovar en línea con ella y hay que hacer el trámite en el SAT. Los requisitos y los pasos los pone el SAT; revísalos en su portal antes de empezar.

Con los archivos nuevos, en Auxil-IA:

1. Abre la empresa y Configuración de Empresa.
2. Cambia los archivos como dice Cambiar los archivos de la FIEL: quita los anteriores, sube los nuevos y escribe la contraseña.
3. Pulsa Guardar y revisa que diga «Vigente hasta el …» con la fecha nueva. La llave de la barra de la empresa vuelve a gris.

Hazlo en cada computadora donde trabajes con esa empresa: la e.firma no se copia sola de una a otra.

Si la e.firma ya venció

Con la e.firma vencida, Auxil-IA ya no intenta bajar nada del SAT ni del IMSS. Si lo pides, sale «La e.firma venció el … Renuévala en el SAT y vuelve a subir el .cer y el .key.», y la actualización automática de la Constancia y las opiniones se detiene.

Lo demás sigue funcionando: puedes traer facturas del ADD, cargar XML, conciliar y contabilizar. En cuanto subas la e.firma renovada, las descargas vuelven a funcionar.

Dónde se guarda

La e.firma se guarda en tu computadora, con los datos de la empresa, y Auxil-IA la usa para tus trámites con el SAT y el IMSS.

La contraseña queda protegida con tu usuario de Windows: sólo tú, con tu usuario y en esa computadora, puedes usarla. Por eso:

• En otra computadora hay que volver a cargarla.
• Con otro usuario de Windows en la misma computadora, por ejemplo en un servidor con Escritorio remoto, cada contador la carga con su usuario. Ver Varios usuarios y Escritorio remoto.

La contraseña guardada puede dejar de leerse si un administrador restableció tu contraseña de Windows (cambiarla tú mismo no la afecta), si tu perfil de Windows se restauró en otra computadora o si tus datos se copiaron a otro usuario. Debajo de Contraseña de la FIEL sale «La contraseña guardada no se pudo leer en esta sesión de Windows. Vuelve a capturarla.». Los archivos .cer y .key siguen ahí: sólo escribe la contraseña y pulsa Guardar.

La e.firma y el respaldo

La e.firma no viaja en el respaldo de la empresa, para que el archivo se pueda mover sin llevar tus credenciales:

• Al importar el respaldo en otra computadora, Auxil-IA te recuerda «La FIEL no viaja en el respaldo: vuelve a cargarla en "Datos de la empresa"…». Cárgala como en una empresa nueva.
• Si importas un respaldo en una computadora donde esa empresa ya tenía su e.firma cargada, se conserva. Ver La copia de lo que había antes.

Al eliminar una empresa se borran también, de esa computadora, sus archivos de e.firma y su contraseña. Las copias que Auxil-IA guardó al importar un respaldo encima de esa empresa no se borran, y llevan la e.firma que tenía. Ver Eliminar una empresa.

La Opinión del IMSS y Google Chrome

Para la Opinión de Cumplimiento del IMSS, Auxil-IA entra al portal del IMSS con la e.firma de la empresa, y para eso necesita Google Chrome instalado en la computadora. No tienes que abrirlo tú.

Si no lo encuentra, en la pestaña Periodos sale «Google Chrome no detectado» con Descargar Google Chrome →. La Constancia y la Opinión del SAT se descargan sin Chrome.

Si la Opinión del IMSS no baja aunque la e.firma esté vigente, ver No se pudo obtener la Opinión de Cumplimiento del IMSS.

Si algo falla con la e.firma

Cada mensaje, con lo que hay que hacer, está en Problemas comunes → La e.firma. Los más comunes:

• «La contraseña no abre el archivo .key de la e.firma»: contraseña equivocada, o el .key es del sello digital.
• «El .key no corresponde al .cer cargado»: son de e.firmas distintas.
• «Esta e.firma es del RFC …, no de la empresa»: es la e.firma de otro contribuyente, por ejemplo la del representante legal. Carga la de la empresa.
• «El archivo .key no es una llave privada del SAT válida.»: ese archivo no es un .key del SAT.
• «La contraseña guardada no se pudo leer en esta sesión de Windows»: vuelve a capturarla.
• «FIEL no configurada»: falta el .cer, el .key o la contraseña.

Al pedir una descarga también puedes ver «Faltan archivos de la e.firma (.cer y/o .key). Súbelos en la configuración de la empresa.» o «Falta la contraseña de la e.firma. Captúrala en la configuración de la empresa.». Completa lo que falta en Configuración de Empresa → Datos de la empresa → Firma Electrónica (FIEL).

Si al pulsar Guardar sale «No se pudo guardar la contraseña de la e.firma de forma segura. Intenta de nuevo.», vuelve a pulsarlo. Si se repite, escríbenos a soporte@auxil-ia-atcp.com.