El asistente Auxil-IA

Plan Pro El asistente trabaja dentro de Auxil-IA con la empresa que tienes abierta. Le escribes en español, como a un auxiliar: consulta los datos de la empresa y hace por ti lo que harías en las pantallas, como correr el matching, asociar y clasificar movimientos, traer facturas o generar pólizas. Lo que tú decides es cuánto puede hacer sin preguntarte: con los permisos de cada empresa, lo que escribe en CONTPAQi, lo que le pide al SAT y lo que borra puede pasar antes por tu confirmación.

Abrir el asistente

Plan Pro El panel se llama Asistente Auxil-IA y vive al pie de la ventana, aunque puedes moverlo a un costado.

• Para abrirlo u ocultarlo: Ctrl+Shift+A, o el menú Ir → Mostrar u ocultar el agente. También se abre al hacer clic en su campo de texto o en su ícono. Al abrirlo, el cursor queda listo para escribir.
• Para minimizarlo: la flecha de la esquina del panel. Minimizado al pie, queda una barra con el campo «Pregunta algo al asistente...»; minimizado a un costado, una franja angosta con su ícono.
• Para cambiar su tamaño: arrastra el borde que da hacia la pantalla. Con doble clic en ese borde regresa a su tamaño original.
• Para cambiarlo de lugar: Archivo → Configuración…, sección Personalización, Posición del asistente: Izquierda, Abajo o Derecha. El menú de navegación se acomoda del lado opuesto, y al ponerlo a un costado la barra lateral se colapsa para dejar espacio; la puedes volver a abrir.
• El atajo se puede cambiar en Ayuda → Atajos de teclado…. Ver Moverte por la app y atajos de teclado.

Si la empresa abierta está en plan Normal, el panel dice «El asistente de IA es una función exclusiva del plan Pro. Actualiza tu suscripción para acceder.». Para cambiarla de plan, ver Subir a Pro o bajar a Normal.

Con qué empresa trabaja

• Sólo con la empresa abierta, la que muestra su RFC en la barra de la empresa, y con el periodo que tienes elegido ahí. Si le pides algo de otra empresa, te dice que la abras primero; esa otra empresa también tiene que estar en Pro.
• Sin empresa abierta puedes preguntarle por tus empresas y su cumplimiento, siempre que al menos una de tus empresas sea Pro. Esas preguntas salen de un cupo general chico; ver El chat sin empresa abierta.
• Cuando hace un cambio, la pantalla se actualiza y muchas veces te lleva a la pestaña donde se ve. Si lo que hizo es de otro mes, también cambia el periodo de la barra.
• Al cambiar de empresa, lo que autorizaste en esta sesión deja de valer. Las reglas en esta sesión son de la empresa en que las autorizaste: con otra empresa abierta no se muestran, y el asistente las olvida, sin preguntarte, en cuanto trabaja con la otra. Ahí te vuelve a confirmar lo que pida tu modo. La conversación sigue; conviene limpiar el chat (ver Limpiar el chat).

Qué puede hacer

Plan Pro Desde cualquier pantalla puede consultar casi cualquier dato de la empresa y hacer lo que le pidas en estas áreas. La pantalla en la que estás le dice de qué le hablas: si estás en Matching y le dices «los de Clip», sabe que hablas de esos movimientos.

Lo que no hace él: cargar estados de cuenta o acuses, cargar la e.firma ni dar de alta empresas. Te lleva a la pantalla donde se hace y te dice cómo. Si le pides algo que la app no hace, te dice cómo resolverlo a mano y te ofrece mandarnos la sugerencia; mandarla pasa por tus permisos, como cualquier otra acción.

Cómo pedirle las cosas

Escríbele como a tu auxiliar, con los datos que tengas: el periodo, el monto, la contraparte, la cuenta. Algunos ejemplos:

• «¿Cuántos depósitos de marzo siguen sin factura?»
• «Corre el matching de abril.»
• «Asocia el depósito del 15 de mayo por $34,800 con la factura A-1203.»
• «Los cargos de gasolina de este mes van a gastos no deducibles.»
• «Los pagos a Fletes del Bajío son fletes, a la 601-05. Que sea así siempre en esta empresa.»
• «A todos los proveedores de combustible asígnales la cuenta 601-12.»
• «¿En qué póliza quedó la factura de la renta de febrero?»
• «Genera la provisión de compras de junio.»
• «Pide al SAT las facturas recibidas de enero a marzo.»
• «Descarga la Opinión de Cumplimiento del SAT.»
• «¿Por qué no cuadra el IVA acreditable de agosto contra la contabilidad?»

Enter envía; Shift+Enter salta de renglón.

Mientras trabaja, la cabecera del panel dice qué está haciendo («Revisando matching...», «Leyendo las pólizas de CONTPAQi...»). Cada acción terminada queda como una etiqueta con ✓ arriba de su respuesta. Si la etiqueta dice · sin tarjeta, se hizo sin pedirte confirmación, por el modo o por una regla; si dice · negada por permisos, no se hizo. Ver Los permisos.

Las decisiones de rutina las toma él. Cuando hay dos caminos que darían resultados distintos (dos cuentas posibles, dos facturas iguales), te pregunta antes de seguir.

Adjuntar archivos

Le puedes pasar archivos para que los lea y trabaje con ellos:

• Con el clip junto al campo de texto, arrastrando el archivo al campo, o pegando una imagen con Ctrl+V, por ejemplo una captura de pantalla.
• Formatos: PDF, Excel (.xlsx), CSV, TXT e imágenes (PNG, JPG, WEBP, GIF). Un Excel antiguo (.xls) no se lee: sale «Este es un archivo .xls (formato antiguo de Excel). Ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx…». Los XML de CFDI no se adjuntan; se cargan en Facturas.
• Tamaño: hasta 32 MB por archivo y 20 MB por imagen. Si se pasa, sale «El archivo excede el límite de 32 MB».
• Puedes adjuntar sin escribir nada y pulsar enviar, o adjuntar y decirle qué hacer con el archivo.

Para qué sirve:

• La relación que te manda tu cliente (facturas y movimientos, cobranza, pagos a proveedores): «Coteja este Excel contra el matching de julio y asocia lo que cuadre». Aplicar de una vez lo que salió del cotejo siempre te lo confirma, salvo que tengas una regla para eso (ver Los permisos).
• Un estado de cuenta, una factura o un acuse en PDF, para preguntarle algo de él. Adjuntarlo no lo carga a la empresa: si no queda claro qué quieres, te pregunta si lo quieres cargar y te lleva a la pantalla donde se carga.
• Una captura de un mensaje de CONTPAQi, del SAT o de Auxil-IA, para que te diga qué significa.

Lo que le escribes y lo que le adjuntas se procesa en nuestros servidores.

Un archivo grande consume muchos tokens. Si no te alcanza lo que te queda, sale «El archivo adjunto es demasiado grande para tu cuota restante…»; adjunta uno más chico o consigue más tokens: en una empresa Pro, pásala a Ultra o compra un paquete; en una Ultra, compra un paquete. Ver Tokens de IA.

Archivos que crea

Plan Pro En el panel, con una empresa abierta, el asistente puede crear archivos nuevos con los datos de la empresa: un Excel con un análisis, un CSV, una carta o un resumen en Word o PDF, una presentación en PowerPoint o una gráfica. Pídeselo con tus palabras:

• «Hazme un Excel con las facturas emitidas de agosto por cliente, con sus totales.»
• «Una gráfica de los cargos de BBVA por mes de este año.»
• «Un resumen en Word de lo que falta para cerrar septiembre, para mandárselo al cliente.»

Si el archivo necesita muchos datos (las facturas de varios meses, los movimientos de un banco, la balanza) o un documento que ya está guardado (nunca un .zip, que puede traer la e.firma), el asistente los toma directo de la empresa. Mientras trabaja, la cabecera del panel dice «Preparando los datos...», «Trabajando en el archivo...» o «Entregando el archivo...». Al terminar, el archivo aparece debajo de su respuesta como una tarjeta con su nombre y su tipo:

• En la PC donde está Auxil-IA: Abrir lo abre con su programa de siempre y Mostrar en carpeta te lleva a él. Queda en la carpeta de la empresa, en archivos_creados, dentro de una carpeta por el mes en que lo creó. Si ya hay uno con el mismo nombre no lo reemplaza: el nuevo sale con _2, _3…
• En Auxil-IA para Mac: Descargar, a tu carpeta de Descargas.
• En el iPhone no está el panel del asistente. Lo que crea el auxiliar de la empresa sí se descarga ahí; ver Archivos que crea en Auxiliares.

La tarjeta vive con el chat: al limpiarlo o al cerrar Auxil-IA se va, pero el archivo se queda en la carpeta de la empresa. Si cambias de empresa con el chat abierto, lo que el asistente tenía preparado para la anterior no pasa a la nueva: empieza de cero con los datos de la empresa que abriste.

Lo que conviene saber:

• Crea Excel (.xlsx), CSV, Word (.docx), PDF, PowerPoint (.pptx), imágenes (PNG o JPG) y texto, de hasta 32 MB. Nunca programas.
• Sólo en el panel. Los asistentes dentro de otras ventanas no crean archivos.
• Los reportes fijos (la balanza, los estados financieros, el auxiliar de una cuenta, los papeles de trabajo, el Excel de validación del matching) siguen saliendo de su lugar, con su formato de siempre.
• Revisa el archivo antes de mandárselo a tu cliente: los datos salen de la empresa, pero el análisis lo hizo el asistente.
• Tope del mes: cada vez que se pone a crear archivos en una conversación cuenta como una sesión, y cada empresa tiene hasta 200 sesiones al mes. Ese tope no se descuenta de tus tokens. Si la empresa llega a él, el asistente te lo dice y, hasta el mes que entra, sólo saca los reportes fijos. Ver Tokens de IA.

Linear

Plan Pro Si conectaste Linear en Configuración → Conectores (ver Linear), el asistente lo usa cuando le hablas de Linear, de un issue, de una tarea o de un identificador como CON-12:

• «¿Qué contas de septiembre siguen abiertas?»
• «Comenta en CON-12 que falta el estado de BBVA.»
• «Pasa CON-14 a Done y palomea "Descargar emitidas" en CON-10.»

Leer issues nunca pide confirmación. Comentar o cambiar un issue sale de Auxil-IA, como escribir en CONTPAQi o pedirle algo al SAT: en Preguntar y Aceptar locales te sale la tarjeta con lo que va a hacer en palabras («Comentar en CON-12», «Pasar CON-14 a Done», «Palomear “Descargar emitidas” en CON-10»); en Sólo lectura no lo hace. Con la tarjeta puedes aprobar cambios en cualquier issue de tu workspace. Sin tarjeta (en Sin preguntar, o después de No volver a preguntar) sólo hace lo que el auxiliar haría solo: comentar o actualizar issues del proyecto ligado a la empresa en la que estás, sin cerrar la conta del mes; lo demás (otro proyecto, cerrar un issue con sub-issues) te sale en la tarjeta aunque hayas dicho que no pregunte. Así, un issue con instrucciones pegadas que el asistente leyó no cambia nada sin que lo veas. Si no le hablas de Linear, no lo usa ni gasta tokens en él; un folio como «FAC-1234» no cuenta como identificador.

Los permisos

Plan Pro Cada empresa tiene su propio modo, que dice qué puede hacer el asistente sin preguntarte. Lo ves y lo cambias con el botón del escudo, en la cabecera del panel, que muestra el modo de la empresa abierta. Al pulsarlo se abre Modo con cuatro opciones y, debajo, la explicación de la elegida. El modo se guarda para esa empresa en esta computadora. Una empresa empieza en Preguntar. Sin una empresa abierta, el botón no aparece.

• Consultar nunca pide confirmación, en ningún modo.
• Lo que cuenta como borrar: un periodo, un estado de cuenta, una sección de proyectos o sucursales, las solicitudes de descarga del SAT, aplicar de una vez el resultado de cotejar un archivo, porque puede quitar asociaciones que ya había, y borrar o editar pólizas que ya están en CONTPAQi. Quitar una asociación no cuenta como borrar. Copiar pólizas a otro mes cuenta como escribir en CONTPAQi.
• Cuál conviene: empieza en Preguntar. Pasa a Aceptar locales cuando ya confíes en cómo trabaja con esa empresa: lo que hace en Auxil-IA se revisa y se corrige en sus pantallas, y lo que toca CONTPAQi o el SAT te lo sigue confirmando. Usa Sin preguntar sólo si vas a revisar las pólizas que escriba.
• Si no se guarda el modo, sale «No se pudo guardar el modo. Intenta de nuevo.».

La confirmación antes de actuar

Cuando el modo o una regla piden tu confirmación, el asistente te muestra una tarjeta con lo que va a hacer antes de hacerlo, y no hace nada hasta que contestas. Si son varias acciones, el botón dice Confirmar 3 acciones y debajo vienen numeradas.

• Confirmar: hace lo de la tarjeta.
• Cancelar: abre «¿Qué debe hacer distinto? (opcional)». Escribe ahí lo que quieres («usa la cuenta de gastos generales, no la de fletes») y pulsa Enviar: el asistente corrige su propuesta en vez de repetirla. Si no quieres explicar, pulsa Cancelar sin motivo. Con Esc regresas a los botones sin cancelar.
• Confirmar y no volver a preguntar, con su lista en esta sesión o siempre en esta empresa: hace lo de la tarjeta y deja de preguntarte por ese tipo de acción, no sólo por ésta. Por ejemplo, si confirmas así una provisión de ventas, las siguientes provisiones de ventas ya no te las pregunta. Ver Las reglas de la empresa y de la sesión.

Mientras la tarjeta espera, no puedes escribirle: el campo dice «Confirma o cancela la acción pendiente...».

Borrar, editar y copiar pólizas

Plan Pro El asistente puede borrar, editar y copiar a otro mes las pólizas que ya están en CONTPAQi, las de Auxil-IA y las capturadas a mano, sólo cuando se lo pides. Hace lo mismo que el listado de pólizas de Contabilizar (ver Borrar pólizas desde el listado, Editar una póliza y Copiar pólizas a otro mes).

• Borrar y editar te piden confirmar también en Sin preguntar, salvo que tengas una regla para eso (en Sólo lectura no los hace). La tarjeta dice «Borra pólizas de CONTPAQi; lo que Auxil-IA contabilizó con ellas vuelve a pendiente» o «Cambia una póliza que ya está en CONTPAQi». Si confirmas con Confirmar y no volver a preguntar, ya no te pregunta antes de borrar o editar otras.
• Copiar te lo confirma en Preguntar y en Aceptar locales, como todo lo que escribe en CONTPAQi. La tarjeta dice «Copia pólizas de CONTPAQi a otro mes, sin CFDI ni IVA».
• Nombra cada póliza por su tipo, folio y mes, y los lee de CONTPAQi; no los adivina. Si una no existe, o si la edición no se puede hacer (no cuadra, la fecha sale del mes o la póliza tiene control de IVA y cambia importes o cuentas), no cambia nada y te dice por qué.
• Van por la cola de Contabilizar, como cuando lo haces tú. El resultado es por póliza: cuáles se borraron, copiaron o editaron, y por qué no las demás.
• Para rehacer una póliza que hizo Auxil-IA te propone generarla de nuevo en vez de borrarla.

Crear una póliza nueva

Plan Pro El asistente también crea en CONTPAQi una póliza desde cero, sólo cuando se lo pides. Es para las que no salen de ninguna operación de Auxil-IA y tampoco se resuelven copiando la del mes anterior y editándola: una cancelación en euros u otra moneda extranjera, una cancelación de público en general con IVA o una póliza que no tiene ninguna de otro mes que copiar. Para las que se repiten cada mes, primero copia y edita.

Pídela con el tipo, el mes, las cuentas y los importes, por ejemplo: «Crea en Diario la cancelación de los euros del proveedor de septiembre: cargo a 201-02 y abono a 102-03, $18,350.00, que son 1,000 euros».

• En moneda extranjera: si un renglón va a una cuenta en dólares o en euros, dile también el importe en esa moneda. El renglón lleva los dos: el importe en pesos y el de la moneda de la cuenta. A una cuenta en pesos no se le pone importe en moneda extranjera.
• Siempre te lo confirma, también en Sin preguntar, salvo que tengas una regla para eso: la tarjeta dice «Crea una póliza nueva en CONTPAQi». En Sólo lectura no la crea.
• Antes de escribir revisa que cuadre, que cada cuenta exista y acepte movimientos, que cada importe sea mayor que cero y que la fecha sea del mes. Si algo no pasa, no crea nada y te dice por qué.
• Va por la cola de Contabilizar y sale sin CFDI, sin control de IVA y sin la etiqueta Auxil-IA en el listado.

Cómo queda cada póliza y los mensajes que puede darte están en Crear una póliza desde el auxiliar o el asistente.

Las reglas de la empresa y de la sesión

Las reglas nacen en la tarjeta de confirmación, con Confirmar y no volver a preguntar. Las ves en la ventana del escudo, debajo del modo:

• Sin preguntar en esta sesión: lo que confirmaste con en esta sesión. Valen hasta que limpias el chat, cierras Auxil-IA o cambias de empresa, y no se quitan una por una: «Se borran al limpiar el chat.». Son de la empresa en que las autorizaste: al trabajar con otra, el asistente las olvida sin preguntarte. Mientras no hay ninguna, dice «Nada todavía. Se agregan al confirmar con «no volver a preguntar».».
• Reglas de la empresa: lo que confirmaste con siempre en esta empresa, bajo Permitir. Valen en todas las conversaciones con esa empresa. Para quitar una, pulsa la × de su etiqueta. Mientras no hay ninguna, dice «Ninguna. Se agregan al confirmar con «siempre en esta empresa».».

Lo que conviene saber:

• Una regla le gana al modo. Con una regla, ese tipo de acción ya no te lo confirma aunque el modo lo pida, también si borra.
• En Sólo lectura no cuenta ninguna regla: no cambia nada.
• Las reglas de la empresa son de cada empresa. Lo que autorizaste con siempre en esta empresa en una no vale en otra.
• Si no se quita una regla, sale «No se pudo quitar la regla. Intenta de nuevo.».

Lo que recuerda de cada empresa

El asistente tiene una memoria por empresa que sobrevive a la conversación.

• Guarda lo que le dices que aplica siempre: «los pagos a Fletes del Bajío van a la 601-05», «en esta empresa las comisiones de Clip van a comisiones bancarias», «el estado de Santander de esta empresa llega con dos días de retraso». Dilo así, con «siempre» o «en esta empresa»: lo que sólo entendió durante una conversación se pierde cuando la conversación termina.
• También guarda lo que comprobó al terminar un trabajo largo, como el formato del archivo que manda tu cliente o qué contraparte va a qué cuenta, y de dónde lo sacó.
• Lo usa en lo que sigue: en las siguientes conversaciones y en el matching. En un caso dudoso, la razón puede decir «Según tu criterio: …». Ver Los casos dudosos.
• Guardar no pide confirmación, en ningún modo, ni en Sólo lectura: no toca tu contabilidad. A veces te lo menciona después.
• No guarda contraseñas. Esas se capturan en la configuración de la empresa.
• Lo que tú le dictas no caduca. Lo que dedujo por su cuenta puede dejar de usarlo cuando deja de aplicar o cuando choca con un criterio tuyo.

Para ver lo que recuerda, pregúntale: «¿Qué recuerdas de esta empresa?» o «¿Qué sabes de los pagos a Fletes del Bajío?». No hay una pantalla con la lista.

Para corregirlo, dile cómo es: el criterio nuevo reemplaza al anterior.

Para que lo olvide, díselo: «Olvida lo de los pagos a Fletes del Bajío». Olvidar sí sigue tus permisos: en Preguntar te muestra la tarjeta, en Aceptar locales y Sin preguntar lo hace sin preguntar, y en Sólo lectura no lo hace. Lo que olvida no se puede recuperar.

Cada empresa tiene su propia memoria: lo de una no lo usa en otra. Viaja en el respaldo de la empresa (Empresa → Respaldo…) y se borra al eliminar la empresa. Ver Respaldo y cambio de equipo.

Limpiar el chat

El bote de basura de la cabecera del panel, Limpiar chat, empieza una conversación nueva.

• Borra los mensajes, los archivos adjuntos y las reglas en esta sesión.
• No borra lo que recuerda de la empresa, las reglas de la empresa ni nada de lo que ya hizo. Los archivos que creó se quedan en la carpeta de la empresa, aunque su tarjeta se vaya con el chat.

Conviene limpiarlo al cambiar de tema o de empresa: una conversación larga consume más tokens en cada mensaje, porque el asistente vuelve a tomar en cuenta todo lo anterior.

Al cerrar Auxil-IA la conversación termina y la siguiente empieza en blanco.

Si la dejas un buen rato sin usar, la conversación se cierra. Al escribirle de nuevo, el chat lo dice con una línea: «La conversación anterior se cerró tras un rato sin uso y empieza una nueva: el asistente ya no tiene presente lo que se habló arriba.». Los mensajes siguen a la vista, pero repítele lo que necesite. Si tenías reglas en esta sesión, la línea agrega «Lo que habías autorizado sin preguntar en esta sesión te lo volverá a pedir.». Lo que recuerda de la empresa no se pierde.

Los asistentes dentro de otras ventanas

Plan Pro Algunas ventanas tapan el panel, así que traen su propio asistente, con la misma empresa y sus mismos permisos. Su conversación termina al cerrar la ventana. Sólo el del contexto del matching acepta archivos.

• Antes de correr el matching, con Pedir contexto adicional para la IA prendido: le das la relación de tu cliente o lo que el estado de cuenta no dice. Ver Con el plan Pro.
• Al contabilizar, en «Clientes no registrados» o «Proveedores no registrados»: el recuadro Auxil-IA: ayúdame a llenar el formulario. Al desplegarlo revisa las entidades que faltan y propone sus cuentas en el formulario. No registra nada: tú revisas y pulsas Registrar. Ver Contabilizar.
• En el cierre del periodo: Sólo personas morales El recuadro Auxil-IA: pregúntale sobre este periodo. Contesta por qué un renglón no cuadra contra la contabilidad y genera la póliza de determinación. Ver Cierre del periodo.
• En Reportes: el recuadro Auxil-IA: pregúntale sobre este periodo, al pie de la ventana. Sabe qué reporte y qué cuenta tienes en pantalla y te contesta con esas cifras. Ver Reportes.

La configuración asistida no tiene chat, pero en su resumen puedes pedirle a Auxil-IA que revise los pendientes y proponga cuentas, con Que Auxil-IA revise los pendientes. Eso está en los dos planes, Normal y Pro. Ver Que Auxil-IA revise los pendientes.

Límites

• Sólo contabilidad y fiscalidad mexicanas, y Auxil-IA. Una fórmula de Excel para cuadrar una balanza sí; una receta o una consulta médica, no: te lo dice en una línea y vuelve al trabajo.
• Una empresa a la vez: la abierta, en plan Pro. Ver Con qué empresa trabaja.
• Consume tokens de la empresa, del mismo cupo que su auxiliar. Cuando se acaban, se detiene con «Se acabaron los tokens de IA de … este mes…». En una empresa Pro te ofrece las dos opciones al mismo nivel, con su comparación: Pasar a Ultra o Comprar tokens; en una Ultra, Comprar tokens. Si le preguntas cómo conseguir más tokens, te da las mismas dos opciones y sus cifras. Ver Cuando se acaba el cupo.
• Necesita internet. Sin conexión sale «No se pudo conectar con el asistente. Verifica tu internet e intenta de nuevo.».
• Si le escribes muy seguido, sale «Estás enviando solicitudes muy rápido. Espera unos segundos e intenta de nuevo.».
• No reemplaza tu criterio. Se puede equivocar: revisa lo que hizo en sus pantallas, sobre todo las pólizas, y en Preguntar lee cada tarjeta antes de confirmar. La responsabilidad contable y fiscal sigue siendo tuya.

Los mensajes del asistente y qué hacer con cada uno están en Asistente y tokens.